Ví dụ 8 bước vận hành

▶ Xem ngay kết quả soạn bằng tính năng này — Xem trước kết quả ví dụ Công ty Lý Công Uẩn

  • 8 bước vận hành hệ thống quản lý — ví dụ sự không phù hợp và hành động khắc phục

  • Vận hành hệ thống quản lý chia việc vận hành thường xuyên sau chứng nhận thành 8 bước (bối cảnh tổ chức → mục tiêu → đánh giá rủi ro → kế hoạch kiểm soát → pháp luật → đánh giá nội bộ → xem xét của lãnh đạo → sự không phù hợp và hành động khắc phục) và soạn bản nháp kết quả thực tế cho từng bước theo yêu cầu của tiêu chuẩn đã chọn. Mỗi bước 1 lượt 30.000 KRW (chưa gồm VAT); khi bấm "Soạn bằng AI" sẽ hiện chi phí và thanh toán khi quý vị đồng ý.

    Ví dụ này là công ty đã có ISO 9001 nhận khiếu nại của khách hàng và dùng bước 8 Sự không phù hợp và hành động khắc phục (ISO 9001 10.2). Kết quả khắc phục được chuyển sang 3 Đánh giá rủi ro, 4 Kế hoạch kiểm soát, 7 Xem xét của lãnh đạo — nếu lưu vào Không gian làm việc của công ty, bước sau sẽ tiếp nhận kết quả này.

  • Dùng ở đâu trong 8 bước
  • Mô hình công ty tiêu biểu (giả định)Công ty bao bì thực phẩm — in ống đồng, ghép màng túi bánh snack, 70 người, đang vận hành ISO 9001. Trong 4 tuần gần đây có 3 khiếu nại (bong lớp ghép), cần tìm nguyên nhân và ngăn tái diễn.
    1Ghi nhận sự không phù hợpKhi nhận khiếu nạiGhi hiện tượng, phạm vi, số liệu (tỷ lệ lỗi, lô, thời điểm) và những gì thay đổi cùng lúc vào "Tóm tắt tình hình · tài liệu".
    8 Sự không phù hợp và hành động khắc phục
    2Phân tích nguyên nhân · khắc phụcVài phútNhận xử lý tức thời, phân tích 5Why · 4M1E, nguyên nhân gốc và kế hoạch khắc phục có người phụ trách, thời hạn, tiêu chí hoàn thành.
    Vận hành
    3Xác nhận hiệu lựcSau 8 tuần (ví dụ)Ghi kết quả theo phương pháp, thời điểm, tiêu chí đánh giá. Nếu không đạt thì quay lại phân tích nguyên nhân.
    4Cập nhật rủi ro · kế hoạch kiểm soátĐồng thờiĐưa rủi ro mới vào 3 Đánh giá rủi ro, tiêu chuẩn kiểm soát thay đổi vào 4 Kế hoạch kiểm soát.
    3 Đánh giá rủi ro4 Kế hoạch kiểm soát
    5Đầu vào xem xét của lãnh đạoMỗi năm 1 lầnĐưa tình trạng và hiệu lực của hành động khắc phục vào đầu vào 7 Xem xét của lãnh đạo (9.3.2). Người phụ trách quyết định.
    7 Xem xét của lãnh đạo

    Bản nháp chỉ mất vài phút — con người dành thời gian cho việc kiểm tra sự thật và ra quyết định. Dữ liệu vận hành thuộc về công ty và tách biệt với đánh giá chứng nhận của tổ chức chứng nhận.

  • Ví dụ nội dung nhập — 8 Sự không phù hợp và hành động khắc phục
  • Ô nhậpNội dung
    Tiêu chuẩn đang vận hànhISO 9001 (chọn nhiều thì yêu cầu chung viết một lần, yêu cầu riêng ghi kèm tên tiêu chuẩn)
    Bước vận hành8 Sự không phù hợp và hành động khắc phục
    Ngành nghề · quy môIn ống đồng, ghép màng bao bì thực phẩm (túi bánh snack), 70 người
    Bộ phận · quá trìnhSản xuất — in ống đồng, ghép màng, kiểm tra xuất hàng
    Tóm tắt tình hình · tài liệu3 khiếu nại trong 4 tuần, tỷ lệ bong 2,4% (mục tiêu ≤ 0,5%), tăng từ tuần đầu tháng 10 — cùng lúc đổi lô keo, ngày độ ẩm ≥ 70% lỗi gấp đôi, thiếu 3 ngày hồ sơ nhiệt độ phòng ủ
    Yêu cầu khácNguyên nhân tiềm ẩn theo 4M1E, kế hoạch khắc phục có cột phụ trách và thời hạn

    Kết quả nhận được (cấu trúc)

    PhầnNội dung
    Tóm tắt · xử lý tức thờiHiện tượng, phạm vi, yêu cầu liên quan (điều khoản); cách ly, kiểm tra lại, thông báo khách hàng (khắc phục)
    Phân tích nguyên nhân · nguyên nhân gốcBảng 5Why, biểu đồ nhân quả 4M1E (con người, máy, vật liệu, phương pháp, môi trường) — nguyên nhân không biết từ nội dung nhập để ở "cần xác nhận"
    Kế hoạch khắc phục · xác nhận hiệu lựcBảng hành động, phụ trách, thời hạn, tiêu chí hoàn thành; phương pháp, thời điểm, tiêu chí đánh giá
    Triển khai ngang · cập nhật rủi ro · thay đổi hệ thốngKiểm tra sản phẩm, công đoạn khác; dòng đưa vào bảng đánh giá rủi ro; quy trình, tiêu chuẩn thao tác, biểu mẫu cần sửa
    Bước tiếp theoNhững gì chuyển sang 3 Đánh giá rủi ro · 4 Kế hoạch kiểm soát · 7 Xem xét của lãnh đạo
    Kiểm tra mức độ hoàn thiệnChấm theo bảng tiêu chí từ góc nhìn khách hàng, dưới 80 điểm thì bổ sung rồi mới giao

    ※ Số liệu, thời điểm là ví dụ minh họa. Kết quả thực tế thay đổi theo nội dung nhập và đoạn trích tài liệu chuyển đổi AI hệ thống quản lý, cuối kết quả có danh sách tài liệu đã tham khảo và ngày sửa đổi.

  • Xem trước kết quả — ví dụ Công ty Lý Công Uẩn

  • Đây là kết quả nhận được khi nhập như dưới đây vào Vận hành hệ thống quản lý của eiso. Ví dụ được soạn thử với công ty giả định Công ty Lý Công Uẩn (in ống đồng, ghép màng bao bì thực phẩm (túi bánh snack), 70 người · đã có ISO 9001), theo đúng cách tính năng thực tế hoạt động, dựa trên căn cứ tìm được trong kho tri thức của Agent.

    Vận hành hệ thống quản lý — 8 Sự không phù hợp và hành động khắc phụcKhiếu nại bong lớp ghép màng — sự không phù hợp và hành động khắc phụcCông ty giả định Công ty Lý Công Uẩn
    Nội dung đã nhập
    Tiêu chuẩn đang vận hànhISO 9001
    Bước vận hành8 Sự không phù hợp và hành động khắc phục
    Ngành nghề · quy môIn ống đồng, ghép màng bao bì thực phẩm (túi bánh snack), 70 người
    Bộ phận · quá trìnhSản xuất — in ống đồng, ghép màng, kiểm tra xuất hàng
    Tóm tắt tình hình · tài liệu3 khiếu nại trong 4 tuần (bong lớp ghép túi snack), tỷ lệ bong 2,4% (mục tiêu ≤ 0,5%), tăng từ tuần đầu tháng 10 — cùng lúc đổi lô keo, ngày độ ẩm ≥ 70% lỗi gấp đôi, thiếu 3 ngày hồ sơ nhiệt độ phòng ủ
    Yêu cầu khácNguyên nhân tiềm ẩn theo 4M1E, kế hoạch khắc phục có cột phụ trách và thời hạn

    Tóm tắt sự không phù hợp

    • Tổ chức: Công ty Lý Công Uẩn — in ống đồng, ghép màng bao bì thực phẩm (túi bánh snack)
    • Hiện tượng: 3 khiếu nại khách hàng trong 4 tuần — bong lớp ghép màng túi snack
    • Phạm vi: tỷ lệ bong khi kiểm tra xuất hàng 2,4% (mục tiêu ≤ 0,5%), tăng từ tuần đầu tháng 10
    • Thay đổi cùng lúc: đổi lô keo cùng thời điểm / ngày độ ẩm từ 70% lỗi gấp đôi / thiếu 3 ngày hồ sơ nhiệt độ phòng ủ
    • Yêu cầu liên quan: ISO 9001 8.7 kiểm soát đầu ra không phù hợp, 10.2 sự không phù hợp và hành động khắc phục, 8.5.1 kiểm soát sản xuất, 8.5.6 kiểm soát thay đổi [2] [3]

    Xử lý tức thời (khắc phục)

    Hành độngPhụ tráchThời hạn
    Cách ly các lô sản xuất từ tuần đầu tháng 10 trong kho và tồn kho khách hàng, kiểm tra lại độ bền bóc 100% (hoặc lấy mẫu từng lô)Trưởng phòng Chất lượng Tuệ TĩnhNgay (trong 2 ngày)
    Thông báo cho khách hàng danh sách lô bị ảnh hưởng và kế hoạch kiểm tra lại, thỏa thuận giao thay thếTrưởng phòng Kinh doanh Mạc Đĩnh ChiTrong 3 ngày
    Tạm ngừng dùng lô keo mới — nếu còn lô cũ thì dùng trước; nếu không, tăng điều kiện ủ rồi kiểm tra độ bền trước khi dùngTrưởng phòng Sản xuất Phạm Ngũ LãoNgay
    Chuyển hồ sơ nhiệt độ phòng ủ sang máy ghi tự động hoặc ghi tay 2 giờ một lầnTrưởng phòng Sản xuất Phạm Ngũ LãoTrong 1 tuần

    Phân tích nguyên nhân

    5 Why

    BướcCâu hỏiTrả lời (theo dữ liệu nhập)
    Why 1Vì sao sản phẩm bong tới tay khách hàng?Mẫu kiểm tra xuất hàng không lọc được các lô lỗi (tỷ lệ 2,4%).
    Why 2Vì sao bong tăng?Độ bền dán không đủ — từ tuần đầu tháng 10, nhiều hơn vào ngày ẩm.
    Why 3Vì sao độ bền dán không đủ?Có thể keo đóng rắn chưa đủ — lô keo mới, độ ẩm hay điều kiện ủ là nguyên nhân thì cần kiểm tra.
    Why 4Vì sao không xác nhận được điều kiện ủ (đóng rắn)?Thiếu 3 ngày hồ sơ nhiệt độ phòng ủ nên không biết điều kiện có được giữ không.
    Why 5Vì sao hồ sơ bị thiếu và không biết ảnh hưởng của việc đổi lô?Có thể việc đổi lô keo không được coi là đối tượng kiểm soát thay đổi và trách nhiệm rà soát hồ sơ ủ chưa được giao — cần kiểm tra.

    Biểu đồ nhân quả (4M1E) — nguyên nhân tiềm ẩn

    • Con người (Man): năng lực pha keo hai thành phần đúng tỷ lệ, bỏ sót ghi hồ sơ phòng ủ ca đêm, giao ca — cần kiểm tra
    • Máy móc (Machine): mòn trục tráng keo của máy ghép, lệch lượng keo, nhiệt độ hầm sấy, điều khiển nhiệt phòng ủ — kiểm tra hồ sơ lượng keo
    • Nguyên vật liệu (Material): lô keo mới (thành phần, độ nhớt, hạn dùng), mức xử lý corona bề mặt màng, độ tương thích giữa mực và keo — kiểm tra phiếu kết quả của keo, sức căng bề mặt màng [7]
    • Phương pháp (Method): tiêu chuẩn thời gian, nhiệt độ ủ, thời gian dùng được sau khi pha, chu kỳ thử độ bền dán và cỡ mẫu kiểm tra xuất hàng — kiểm tra tiêu chuẩn có tính tới ngày ẩm không
    • Môi trường (Environment): độ ẩm từ 70% — độ ẩm có thể ảnh hưởng tới phản ứng đóng rắn của keo (kiến thức chung, cần kiểm tra bằng tài liệu kỹ thuật của nhà cung cấp keo), có hút ẩm nhà xưởng không
    • Đo lường (Measurement): tình trạng hiệu chuẩn máy thử độ bền bóc, thời điểm thử (trước, sau ủ) — cần kiểm tra

    Nguyên nhân gốc

    Chỉ với dữ liệu nhập thì chưa thể khẳng định. Hãy kiểm chứng hai giả thuyết dưới đây bằng thử nghiệm rồi người chịu trách nhiệm quyết định.

    1. Giả thuyết A — lô keo mới + độ ẩm cao làm đóng rắn không đủ: làm mẫu bằng lô cũ và lô mới trong cùng điều kiện (độ ẩm 50%, 75%), so sánh độ bền bóc sau ủ
    2. Giả thuyết B — không giữ điều kiện ủ (thời gian thiếu hồ sơ): so sánh tỷ lệ lỗi của các lô sản xuất trong 3 ngày thiếu hồ sơ với các lô còn lại
    • Nguyên nhân quản lý chung (cần kiểm tra): việc đổi lô keo chưa nằm trong kiểm soát thay đổi 4M, chưa giao trách nhiệm rà soát hồ sơ ủ

    Kế hoạch hành động khắc phục

    Hành độngPhụ tráchThời hạnTiêu chí hoàn thành
    Thử nghiệm kiểm chứng giả thuyết A, B và báo cáo kết quảTrưởng phòng Chất lượng Tuệ TĩnhTrong 2 tuầnBáo cáo thử nghiệm, hồ sơ quyết định nguyên nhân gốc
    Đưa việc đổi lô nguyên liệu chính như keo, màng vào kiểm soát thay đổi; lô đầu tiên sau khi đổi phải thử độ bền trước khi đưa vào dùngTrưởng phòng Kỹ thuật sản xuất Hồ Nguyên TrừngTrong 1 thángSửa quy trình kiểm soát thay đổi, tiêu chuẩn thao tác, hồ sơ đào tạo
    Ghi tự động nhiệt độ, độ ẩm phòng ủ, cảnh báo khi lệch, ký rà soát hằng ngàyTrưởng phòng Sản xuất Phạm Ngũ LãoTrong 1 thángBắt đầu ghi tự động, vận hành bảng rà soát
    Lập tiêu chuẩn điều kiện như kéo dài thời gian ủ khi độ ẩm từ 70% (căn cứ tài liệu kỹ thuật nhà cung cấp)Trưởng phòng Kỹ thuật sản xuất Hồ Nguyên TrừngTrong 1 thángSửa tiêu chuẩn thao tác
    Tạm thời tăng cỡ mẫu thử độ bền bóc khi kiểm tra xuất hàng (ví dụ: gấp đôi mỗi lô)Trưởng phòng Chất lượng Tuệ TĩnhNgay ~ đến khi xác nhận hiệu lựcSửa tạm thời tiêu chuẩn kiểm tra
    Đề nghị nhà cung cấp keo kiểm tra chất lượng lô, bổ sung hạng mục phiếu kết quảTrưởng phòng Mua hàng Lương Thế VinhTrong 2 tuầnTrả lời của nhà cung cấp, sửa tiêu chuẩn kiểm tra đầu vào

    Kế hoạch xác nhận hiệu lực

    • Phương pháp: theo dõi tỷ lệ bong khi kiểm tra xuất hàng và khiếu nại khách hàng; thống kê riêng tỷ lệ lỗi ngày độ ẩm từ 70%
    • Thời điểm: 8 tuần sau khi hoàn thành hành động khắc phục (ví dụ)
    • Tiêu chí: giữ tỷ lệ bong ≤ 0,5%, không có khiếu nại khách hàng cùng nguyên nhân, không thiếu ngày nào hồ sơ phòng ủ
    • Nếu không đạt thì quay lại phân tích nguyên nhân và hành động lại. Kết quả ghi vào ô xác nhận hiệu lực của phiếu yêu cầu hành động khắc phục. [4]

    Triển khai ngang · cập nhật rủi ro và cơ hội · thay đổi hệ thống quản lý

    Triển khai ngang

    • Kiểm tra tỷ lệ bong của các sản phẩm ghép màng khác dùng cùng keo (bao bì cà phê, mì ăn liền…)
    • Áp dụng kiểm soát đổi lô cho các nguyên liệu hai thành phần khác (chất phủ, chất đóng rắn của mực)
    • Kiểm tra việc thiếu hồ sơ ở các công đoạn khác mà điều kiện ủ, sấy quyết định chất lượng (sấy lớp phủ) [7]
    • Xác nhận lại tiêu chuẩn kiểm tra xuất hàng có khớp với yêu cầu độ bền bóc của từng khách hàng [8]

    Cập nhật rủi ro và cơ hội (6.1)

    Rủi ro · cơ hộiĐến nayThay đổi
    Đổi lô nguyên liệu làm giảm độ bền dánChưa có trong bảng đánh giáThêm làm rủi ro — khả năng trung bình, ảnh hưởng cao; ứng phó = thử độ bền lô đầu tiên sau khi đổi
    Ngày độ ẩm cao (từ 70%) ủ không đủChỉ ghi là yếu tố mùaNâng mức rủi ro; ứng phó = tiêu chuẩn điều kiện ủ theo độ ẩm
    Ghi tự động phòng ủ—Thêm làm cơ hội — không thiếu hồ sơ, cảnh báo ngay khi lệch

    Thay đổi hệ thống quản lý (10.2 f)

    • Quy trình quản lý thay đổi: đưa việc đổi lô keo, màng vào "thay đổi có hoạch định" (8.5.6)
    • Tiêu chuẩn thao tác: thêm thời gian ủ theo độ ẩm, sửa biểu mẫu kiểm tra phòng ủ
    • Tiêu chuẩn kiểm tra đầu vào: bổ sung hạng mục trên phiếu chất lượng của keo

    Bước tiếp theo

    • 3 Đánh giá rủi ro: đưa ba dòng "cập nhật rủi ro và cơ hội" ở trên vào bảng đánh giá và đánh giá lại mức độ.
    • 4 Kế hoạch kiểm soát: đưa điều kiện ủ và thử độ bền lô đầu tiên sau khi đổi vào bảng tiêu chuẩn kiểm soát vận hành.
    • 7 Xem xét của lãnh đạo: đưa kết quả xác nhận hiệu lực của sự không phù hợp và hành động khắc phục này vào đầu vào xem xét lần sau (9.3.2 — sự không phù hợp và hành động khắc phục).

    ※ Bản nháp tham khảo — không bảo đảm đạt chứng nhận. Hãy đối chiếu điều khoản và yêu cầu với nguyên văn tiêu chuẩn đã ban hành.

    Kiểm tra mức độ hoàn thiện tài liệu

    AI đã kiểm tra tài liệu theo 7 hạng mục từ góc độ khách hàng.

    Hạng mụcKết quảNội dung kiểm tra
    Đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩnĐạtĐã đủ cấu trúc 10.2 (xử lý tức thời, phân tích nguyên nhân, nguyên nhân gốc, hành động khắc phục, xác nhận hiệu lực) và cả cập nhật rủi ro, thay đổi hệ thống.
    Phù hợp với công tyĐạtĐã dùng đúng tỷ lệ lỗi, lô keo, độ ẩm, hồ sơ phòng ủ đã nhập làm nguyên nhân tiềm ẩn; nguyên nhân chưa xác nhận để ở dạng giả thuyết.
    Cập nhật bản sửa đổi mới nhấtĐạtĐã đối chiếu với bối cảnh sửa đổi ISO 9001:2026 trong 「Tài liệu sửa đổi tiêu chuẩn quốc tế」 — 10.2 không thay đổi lớn; chi tiết đối chiếu nguyên văn đã ban hành
    Dùng được ngayĐạtMỗi hành động có người phụ trách, thời hạn, tiêu chí hoàn thành — có thể chép sang phiếu yêu cầu khắc phục.
    Chính xácĐạtĐã chỉ đúng điều khoản ISO 9001 (8.5.6, 8.7, 10.2), số liệu ghi là ví dụ.
    Nhất quánĐạtNguyên nhân → hành động → xác nhận hiệu lực → bước tiếp theo nối liền nhau.
    Dễ đọcĐạtTrình bày bằng bảng và danh sách ngắn, dễ đọc.

    ※ Đây là kết quả kiểm tra của AI, không bảo đảm sự phù hợp để chứng nhận. Hãy xem xét và phê duyệt trước khi sử dụng.

    Tài liệu chuyển đổi AI hệ thống quản lý đã tham khảo (của Agent)

    • 1. Bối cảnh sửa đổi ISO 9001 2026 (sửa đổi 2025-02-22)
    • 10.3 Quy trình sự không phù hợp và hành động khắc phục [ISO 9001, 45001] (sửa đổi 2018-08-29)
    • 10.01 Quy trình sự không phù hợp và hành động khắc phục [ISO 9001] (sửa đổi 2018-08-28)
    • 10.2 Phiếu yêu cầu hành động khắc phục (sửa đổi 2026-07-20)
    • 08.07.10 Quy trình sản xuất cao su và nhựa [ISO 9001, 14001] (sửa đổi 2018-08-24)

    Mô hình theo ngành đã tham khảo (viết lại thành doanh nghiệp giả định)

    • In ấn, bao bì, giấy › Luồng công đoạn cốt lõi và điểm quản lý
    • In ấn, bao bì, giấy › Ví dụ mục tiêu và chỉ số kết quả
    • Sản xuất thực phẩm (HACCP, ISO 22000) › Ví dụ mục tiêu và chỉ số kết quả

    ※ Đây là ví dụ soạn thử với công ty giả định; kết quả thực tế thay đổi theo nội dung nhập và tài liệu căn cứ. Tên tài liệu căn cứ được dịch sang tiếng Việt (màn hình thực tế hiển thị tên gốc tiếng Hàn). Kết quả do AI soạn là bản nháp tham khảo, không bảo đảm đạt chứng nhận. Tệp tải xuống được tạo trong trình duyệt và không gửi đi đâu.

  • Những điểm cần chuẩn bị trước
    1. Ghi tình hình bằng sự thật và số liệu. Ghi từ khi nào, bao nhiêu, ở đâu và những gì thay đổi cùng lúc bằng số liệu thì nguyên nhân tiềm ẩn mới thu hẹp được. Điều chưa biết AI sẽ để ở "cần xác nhận".
    2. Con người quyết định. Nguyên nhân gốc, biện pháp và kết luận hiệu lực do người phụ trách quyết định và ghi lại.
    3. Nối sang bước tiếp theo. Lưu kết quả vào Không gian làm việc của công ty thì 3 Đánh giá rủi ro, 7 Xem xét của lãnh đạo sẽ tiếp nhận.
    4. Có thông tin không nên nhập. Không nhập tên khách hàng, thông tin cá nhân, bí mật kinh doanh.
    5. Vận hành và đánh giá chứng nhận là hai việc khác nhau. Dữ liệu vận hành thuộc về công ty và không dùng cho đánh giá khi chưa có sự đồng ý của công ty. Bản nháp AI chỉ để tham khảo, không bảo đảm đạt chứng nhận.
    Vận hành bước 8 » Hướng dẫn vận hành hệ thống quản lý Không gian làm việc của công ty