Tình huống hôm nay

Góc nhìn của bài: khắc phục sự không phù hợp — ghi nhận trường hợp thiết bị đo quá hạn hiệu chuẩn vào sổ, rồi sửa quy trình để phòng ngừa tái diễn.

Công ty Tạ Thị R là nhà sản xuất cỡ trung chuyên PCB, SMT và mô-đun, có khoảng 180 nhân viên (ví dụ) và đang duy trì chứng nhận ISO 9001 (công ty giả định). Toàn bộ tình huống trong bài này đều là giả định.

Vào một ngày tháng 10, trong lúc tự kiểm tra, một nhân viên Phòng Quản lý chất lượng nhìn thấy một chiếc đồng hồ vạn năng số trong phòng kiểm tra xuất hàng. Hiệu lực hiệu chuẩn của thiết bị này đã hết từ 12 ngày (ví dụ) trước. Vậy mà sau đó nó vẫn tiếp tục được dùng để phán định trong nhật ký kiểm tra xuất hàng. Có những lô đã được chấp nhận và xuất đi, nhưng các lô này không được đánh giá lại. Quy trình không nêu rõ ai kiểm tra hạn hiệu chuẩn và vào thời điểm nào, đồng thời cũng không có cách nào kiểm tra tình trạng hiệu chuẩn trước khi sử dụng.

Yêu cầu liên quan là yêu cầu bảo đảm độ tin cậy của kết quả đo. Khi thiết bị bị phát hiện không đạt chuẩn, phải đánh giá xem các kết quả đo đã có còn giá trị hay không và thực hiện hành động cần thiết (cần xác nhận).

Nguyên nhân gốc rễ được xác định gồm ba điểm.

• Hạn hiệu chuẩn chỉ được quản lý trên thẻ lý lịch thiết bị đo, nên người dùng thiết bị không kiểm tra vào thời điểm sử dụng.
• Tài liệu không có thủ tục đánh giá lại sản phẩm đã phán định trước đó (đánh giá hồi tố) khi quá hạn hiệu chuẩn hoặc hiệu chuẩn không đạt.
• Chưa quy định việc dán nhãn tình trạng hiệu chuẩn tại phòng kiểm tra và tiêu chí cấm sử dụng.

Trong ngành linh kiện điện tử, việc bỏ sót đánh giá hồi tố khi thiết bị đo không phù hợp là chuyện thường gặp. Mô-đun đã xuất đi có thể phát sinh vấn đề trên dây chuyền của khách hàng, nên cần xử lý khẩn trương.

Làm như thế này trên eiso

1. Trước hết hãy tạo Không gian làm việc của công ty (tùy chọn), rồi quản trị viên thêm các thành viên. Người soạn là nhân viên Phòng Quản lý chất lượng, người xem xét là Trưởng phòng Quản lý chất lượng, người phê duyệt là Giám đốc điều hành (giả định). Có bước này thì chức năng kế thừa kết quả và các sổ mới mở ra. Các màn hình dữ liệu vận hành chỉ dùng được khi quản trị viên không gian làm việc có quyền sử dụng vận hành tiêu chuẩn; nếu không có thì chỉ xem được (chi phí xem tại Hướng dẫn chi phí eiso).
2. Mở Sổ thiết bị đo lường và tài liệu, vào tab "Thiết bị đo" và tìm chiếc đồng hồ vạn năng đó. Ở "Ghi kết quả hiệu chuẩn", kiểm tra kết quả hiệu chuẩn lần trước và ghi ngày hiệu chuẩn tiếp theo. Nếu kết quả hiệu chuẩn là không đạt, hãy chọn và ghi vào "Phép đo bị ảnh hưởng" các lô kiểm tra xuất hàng đã dùng thiết bị sau khi quá hạn (ví dụ: 14 lô).
3. Cũng trên màn hình đó, nhấn "Mở hành động khắc phục". Dữ liệu sẽ chuyển sang sổ sự không phù hợp, hành động khắc phục.
4. Mở Vận hành hệ thống quản lý, chọn nhánh vận hành là Thịnh vượng kinh tế và tiêu chuẩn vận hành là ISO 9001. Trước tiên xử lý ở bước "Kiểm soát sản phẩm không phù hợp". Ở ô "Tóm tắt tình huống · tài liệu" hãy ghi "Kiểm tra xuất hàng bằng thiết bị quá hạn hiệu chuẩn 12 ngày, cần đánh giá lại 14 lô đã phán định chấp nhận (ví dụ)", và dùng "Kế thừa kết quả bước trước" để nhận kết quả của bước quản lý thiết bị đo. Sau đó nhấn "Soạn bằng AI" để nhận bản nháp phán định về cách ly, kiểm tra lại và thông báo cho khách hàng.
5. Tiếp theo mở bước "Sự không phù hợp · hành động khắc phục". Ở ô "Yêu cầu" hãy ghi "Cần đưa vào 3 nguyên nhân và thủ tục đánh giá hồi tố" và chọn "Đưa tóm tắt dữ liệu vận hành vào". Bạn sẽ nhận được bản nháp phân tích nguyên nhân và hành động khắc phục.
6. Trong tab "Sổ" của Sổ sự không phù hợp, hành động khắc phục, kiểm tra xem vụ việc này đã vào sổ chưa. Nếu cần đăng ký trực tiếp, hãy dùng "Đăng ký sự không phù hợp mới". Lần lượt nhấn "Bắt đầu phân tích nguyên nhân", "Chuyển sang xây dựng biện pháp", "Bắt đầu thực hiện" và ghi ba nguyên nhân, kế hoạch kiểm tra lại các lô, người phụ trách và thời hạn. Khi quá thời hạn sẽ hiện nhãn "Quá hạn".
7. Mở Soạn tài liệu riêng lẻ. Ở "Loại tài liệu soạn" chọn quy trình, ở "Tiêu chuẩn chứng nhận liên quan" chọn ISO 9001, ở "Tên và số tài liệu" ghi "Quy trình kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường" cùng số hiệu nội bộ (ví dụ). Ở "Đặc tính và tổng quan của tài liệu" ghi "Thời điểm kiểm tra hạn hiệu chuẩn, đánh giá hồi tố sản phẩm đã phán định trước đó khi quá hạn hoặc không đạt, dán nhãn tình trạng hiệu chuẩn và cấm sử dụng". Ở "Tài liệu liên quan và tham chiếu" đính kèm quy trình hiện hành và biểu mẫu nhật ký kiểm tra xuất hàng. Khi nhấn "Soạn bằng AI", hệ thống hiện thông báo chi phí; nếu đồng ý thì thanh toán và nhận bản nháp.
8. Bản nháp do nhân viên Phòng Quản lý chất lượng soạn, Trưởng phòng Quản lý chất lượng xem xét và chỉnh sửa, rồi Giám đốc điều hành phê duyệt. Tài liệu đã sửa được đưa lên bằng "Sửa đổi" trong tab "Tài liệu · hồ sơ" của Sổ thiết bị đo lường và tài liệu.
9. Sau khi thực hiện xong, nhấn "Chuyển sang chờ kiểm chứng" trong sổ sự không phù hợp, hành động khắc phục. Hai tháng (ví dụ) sau, dựa vào hồ sơ kiểm tra hạn hiệu chuẩn và việc có hay không trường hợp đánh giá hồi tố, ghi tính hiệu lực rồi nhấn "Phê duyệt đóng".

Xem trước kết quả

Dưới đây là một phần hồ sơ trong sổ sự không phù hợp, hành động khắc phục (các số liệu là ví dụ).

• Nội dung sự không phù hợp: Thực hiện kiểm tra xuất hàng bằng đồng hồ vạn năng đã quá hạn hiệu chuẩn 12 ngày
• Phạm vi ảnh hưởng: 14 lô đã chấp nhận (ví dụ), trong đó 9 lô đã xuất (ví dụ)
• Xử lý: Cách ly 5 lô đang lưu kho rồi kiểm tra lại bằng thiết bị còn hiệu lực hiệu chuẩn
• 9 lô đã xuất: Căn cứ kết quả đo lại để quyết định có thông báo cho khách hàng hay không
• Nguyên nhân 1: Không có thủ tục kiểm tra hiệu lực hiệu chuẩn vào thời điểm sử dụng
• Nguyên nhân 2: Tài liệu không có thủ tục đánh giá hồi tố
• Nguyên nhân 3: Không có tiêu chí dán nhãn tình trạng hiệu chuẩn và cấm sử dụng
• Hành động khắc phục: Dán nhãn hiệu chuẩn lên thiết bị, bổ sung ô xác nhận hiệu lực hiệu chuẩn vào nhật ký kiểm tra
• Trách nhiệm: Nhân viên Phòng Quản lý chất lượng, thời hạn 2 tuần (ví dụ)
• Kiểm chứng tính hiệu lực: Nếu trong 2 tháng (ví dụ) không có trường hợp nào dùng thiết bị quá hạn thì phê duyệt đóng

Các phần thay đổi của quy trình đã sửa.

• Lịch sử sửa đổi: Từ 0.1 lên 1.0, lý do sửa đổi là phản ánh hành động khắc phục
• Mục bổ sung: Kiểm tra ngày hết hiệu lực hiệu chuẩn trước khi sử dụng và ghi vào nhật ký
• Mục bổ sung: Khi quá hạn hoặc không đạt, đánh giá hồi tố các sản phẩm đã phán định kể từ lần hiệu chuẩn còn hiệu lực gần nhất
• Mục bổ sung: Nhãn tình trạng hiệu chuẩn và biển báo cấm sử dụng
• Hồ sơ: Lý lịch thiết bị đo, kết quả đánh giá hồi tố, việc có thông báo cho khách hàng hay không
• Biểu mẫu: Bổ sung ô "Xác nhận hiệu lực hiệu chuẩn" vào nhật ký kiểm tra xuất hàng

Việc nên làm tiếp

• Giám sát mục tiêu, kết quả: Đưa tỷ lệ tuân thủ hạn hiệu chuẩn lên thành chỉ số và kiểm tra khi chốt tháng.
• Bước đánh giá nội bộ trong Vận hành hệ thống quản lý: Đưa mục quản lý thiết bị đo vào các hạng mục đánh giá.
• Bước xem xét của lãnh đạo trong Vận hành hệ thống quản lý: Nhận kết quả xử lý và các con số của vụ việc này.
• Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn: ISO 9001:2026 đã được ban hành ngày 16 tháng 9 năm 2026, thời gian chuyển đổi là 3 năm, lịch trình chi tiết cần xác nhận với tổ chức chứng nhận. Hãy xem quy trình đã sửa có phù hợp với phiên bản mới hay không.

Mẹo để có kết quả tốt hơn

• Nếu ghi vào "Đặc tính và tổng quan của tài liệu" những gì thực sự đã xảy ra tại hiện trường (công đoạn nào, hồ sơ nào), bản nháp sẽ cụ thể hơn.
• Tải quy trình hiện hành và nhật ký kiểm tra lên cùng làm tài liệu liên quan thì phần cần thay đổi sẽ rõ ràng hơn.
• Trong đánh giá hồi tố, hãy xác định trước "phạm vi có thể kiểm chứng bằng đo lại" và "tiêu chí thông báo cho khách hàng".
• Các phần giữ chỗ như [Chức vụ], [Chức danh] trong bản nháp sẽ do bộ phận phụ trách thay bằng chức danh thực tế.
• Tiêu chí kiểm chứng tính hiệu lực nên ghi theo thời gian và số lượng.

Hãy tự kiểm tra công ty của bạn

• Bạn có kiểm tra hạn hiệu chuẩn của thiết bị dùng để kiểm tra trước khi sử dụng không?
• Khi quá hạn hiệu chuẩn, bạn có thủ tục đánh giá lại sản phẩm đã được phán định không?
• Trên thiết bị có nhãn dễ nhận biết ngay tình trạng hiệu chuẩn và việc cấm sử dụng không?
• Đồ gá kiểm tra và phần mềm có được quản lý như đối tượng cần kiểm chứng không?
• Sau hành động khắc phục, bạn có kiểm tra tính hiệu lực trong thời hạn và đóng hồ sơ không?

Xem thêm

• Ví dụ 19 bước vận hành
• Tìm tài liệu liên quan ISO
• Liên hệ xây dựng hệ thống quản lý và đào tạo (dịch vụ riêng, tách biệt với eiso)
• Câu hỏi thường gặp