Xây dựng hệ thống quản lý là thiết lập sổ tay · quy trình · hướng dẫn · biểu mẫu theo yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng và đưa vào nề nếp trong tổ chức. eiso xây dựng tài liệu bằng bốn tính năng AI, và việc đưa vào nề nếp được tiếp nối bằng Soạn giáo trình và Vận hành hệ thống quản lý.
Thứ tự xây dựng
| Bước | Việc làm | Dùng ở đâu |
|---|---|---|
| 1 Chuẩn bị | Xác định tiêu chuẩn áp dụng, phạm vi, tổ chức thúc đẩy và lịch trình; xem yêu cầu tiêu chuẩn và tài liệu hiện có. | Thu thập thông tin (tài liệu theo điều khoản · tài liệu mẫu) · Phương pháp xây dựng hệ thống quản lý · Ví dụ kế hoạch |
| 2 Xây dựng hệ thống tài liệu | Tạo bảng hệ thống và bản nháp sổ tay · quy trình · hướng dẫn · biểu mẫu. Nếu có tài liệu sẵn, tích hợp · phân tích khác biệt. | Soạn tài liệu hệ thống quản lý |
| 3 Tích hợp nhiều tiêu chuẩn | Gộp tài liệu riêng của từng tiêu chuẩn thành sổ tay tích hợp · quy trình chung theo cấu trúc hài hòa (HS). | Soạn tài liệu tích hợp hệ thống quản lý |
| 4 Bổ sung tài liệu còn thiếu | Soạn từng tài liệu cần thiết theo đúng định dạng tài liệu tham chiếu của công ty. | Soạn tài liệu riêng lẻ |
| 5 Phản ánh sửa đổi | Khi tiêu chuẩn được sửa đổi, xác định tài liệu cần sửa và cần ban hành mới, tạo bản sửa đổi · biểu mẫu liên quan. | Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn |
| 6 Đưa vào nề nếp · vận hành | Phổ biến bằng đào tạo, vận hành từ bối cảnh tổ chức đến xem xét của lãnh đạo và lưu lại hồ sơ. Sổ tay · quy trình · hướng dẫn · biểu mẫu soạn ở bước 1~5 hãy đặt bản hiện hành vào thư mục đã định trên máy tính của quý công ty (ví dụ Hệ thống quản lý AI\00_Tài liệu). Khi vận hành, chọn thư mục đó để xác nhận danh mục và bản hiện hành, và dùng làm tài liệu căn cứ cho công việc của từng bước (bước 10 Quản lý thông tin dạng văn bản). (Không gian làm việc của công ty đang được chuẩn bị, khi mở chúng tôi sẽ thông báo trong mục Thông báo). | Soạn giáo trình · Vận hành hệ thống quản lý · Không gian làm việc của công ty (đang chuẩn bị) |
Vui lòng chọn tính năng bên dưới
| Tính năng | Khi nào dùng | Kết quả nhận được | Phí sử dụng (chưa gồm VAT) |
|---|---|---|---|
| Soạn tài liệu hệ thống quản lý Chọn tính năng này › | Xây dựng lần đầu · chỉnh lý tài liệu hiện có theo phiên bản tiêu chuẩn mới | Bảng hệ thống tài liệu · mục lục sổ tay · bản nháp quy trình, hướng dẫn · bảng đánh giá rủi ro | Từ 200.000 KRW mỗi tiêu chuẩn (bản tiếng Hàn · bản tiếng Anh) |
| Soạn tài liệu tích hợp hệ thống quản lý Chọn tính năng này › | Gộp hai tiêu chuẩn trở lên thành một hệ thống quản lý | Sổ tay tích hợp · quy trình chung · sổ theo dõi tích hợp (đánh dấu màu theo tiêu chuẩn) | 200.000 KRW cho 2 tiêu chuẩn, thêm 50.000 KRW cho mỗi tiêu chuẩn tăng thêm |
| Soạn tài liệu riêng lẻ Chọn tính năng này › | Khi chỉ cần một tài liệu | Một sổ tay · quy trình · hướng dẫn theo đúng định dạng tài liệu tham chiếu | 30.000 KRW mỗi lượt |
| Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn Chọn tính năng này › | Khi tiêu chuẩn được sửa đổi | Kết luận sửa đổi · bản sửa đổi · bản nháp ban hành mới · biểu mẫu liên quan | 100.000 KRW mỗi tiêu chuẩn |
Chọn cách xây dựng
Nên tự xây dựng (DIY) hay nhận hỗ trợ bên ngoài: xem tại Phương pháp xây dựng hệ thống quản lý. Cách lập lịch trình: xem tại Ví dụ kế hoạch xúc tiến xây dựng hệ thống quản lý. Có thể xem trước kết quả tại Ví dụ xây dựng hệ thống quản lý.
※ Không cần thanh toán trước. Khi bấm “Soạn bằng AI” ở từng tính năng, phí sử dụng sẽ được thông báo và quý khách chỉ thanh toán khi đồng ý. Tài liệu do AI soạn là bản nháp tham khảo; việc xem xét và phê duyệt do quý công ty thực hiện, và kết quả chứng nhận không được bảo đảm.
Giới thiệu giải pháp quản lý thông tin dạng văn bản eiso, vấn đề · cấu trúc · sự cần thiết (mở ra xem) Mở để xem
- Tốn nhiều thời gian và nhân lực cho quản lý thông tin dạng văn bản: việc soạn, sửa đổi, phân phối, lưu trữ tài liệu và sắp xếp hồ sơ thực hiện đều do con người làm thủ công, nên hồ sơ thường bị dồn lập ngay trước kỳ đánh giá. → Soạn tài liệu hệ thống quản lý · 20 bước vận hành (hai nhánh) hệ thống quản lý · Không gian làm việc của công ty và sổ dữ liệu vận hành
- Khó xem xét sự phù hợp với tài liệu cấp trên: khó kiểm tra yêu cầu tiêu chuẩn, sổ tay, quy trình và biểu mẫu có thống nhất với nhau hay không, và khi tiêu chuẩn sửa đổi thì cần sửa tài liệu nào, ban hành mới tài liệu nào. → Soạn tài liệu hệ thống quản lý · Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn
- Phải huy động nhân lực trình độ cao: phải dựa vào người phụ trách am hiểu tiêu chuẩn hoặc chuyên gia bên ngoài, và khi đổi người phụ trách thì việc quản lý bị gián đoạn. → Tìm tài liệu liên quan ISO · Soạn giáo trình, giáo án
Vấn đề hiện nay
Với eiso
Lưu trữ rải rác: để mặc trong thư mục chia sẻ · ổ cứng ngoài · NAS, dễ hư hỏng · mất · rò rỉ · mã độc tống tiền
→
Một thư mục bản hiện hành: sắp xếp theo chức năng và bước trong thư mục lưu trữ eiso trên máy tính của quý công ty (tệp gốc không lưu trên máy chủ eiso)Nguyên tắc dữ liệu
Không giới hạn truy cập: ai cũng mở, sửa, xóa được
→
Vai trò và phê duyệt: vai trò quản trị, soạn, xem xét, phê duyệt; soạn → xem xét → phê duyệtKhông gian làm việc của công ty
Không có lịch sử soạn · sửa: không biết bản nào có hiệu lực
→
Lịch sử ban hành · sửa đổi và bản hiệu lực: số tài liệu, lần sửa đổi, hiện hành và hủy bỏ, lưu lại lịch sử sửaSổ thiết bị đo lường và tài liệu
Không quản lý xuất · phân phối: không biết đã gửi gì cho bên gia công · hiện trường
→
Ghi nhận phân phối · thu hồi: ai nhận bản nào, khi nào; thu hồi bản cũ và kiểm tra bản mới nhất (đối chiếu dấu vân tay tệp)Sổ bản vẽ
Khó soạn tài liệu: sao chép nguyên tài liệu của công ty khác
→
Bản nháp và hợp nhất bằng AI: bản nháp theo ngành · quy mô, hợp nhất · phân tích khác biệt thư mục tài liệu hiện có, một tài liệu theo đúng hình thức của công tySoạn tài liệu hệ thống quản lýSoạn tài liệu riêng lẻ
Tiêu chuẩn đổi mà tài liệu vẫn vậy: không biết cần sửa gì, ban hành gì mới
→
Xác định sửa đổi bằng AI: tài liệu cần sửa đổi · ban hành mới, biểu mẫu liên quan · ví dụ điềnỨng phó sửa đổi tiêu chuẩn
Đào tạo · hồ sơ · đánh giá hình thức: dồn lập ngay trước kỳ đánh giá
→
Giáo trình AI và công cụ vận hành: giáo trình · giáo án, kiểm tra hồ sơ thực hiện, phân tích nguyên nhân, bản nháp đánh giá nội bộ · xem xét của lãnh đạoSoạn giáo trình, giáo án20 bước vận hành (hai nhánh) hệ thống quản lý
Khó tìm căn cứ: phải lục từng tiêu chuẩn và tài liệu
→
Thu thập thông tin: tài liệu trong kho tư liệuTìm tài liệu liên quan ISO
※ Kết quả AI là bản nháp tham khảo; việc quyết định và phê duyệt do con người thực hiện.
Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào dưới đây là "Có", "nền tảng hệ thống quản lý ISO ứng dụng AI eiso" sẽ giúp ích cho quý công ty.
- Quý vị có cho rằng chứng nhận ISO chỉ thực sự hữu ích khi phải có thật nhiều tài liệu không?
- Quý vị có cho rằng chứng nhận ISO chỉ là hoạt động nhằm nâng cao hình ảnh, không mang lại giá trị thực chất nào cho tổ chức không?
- Các thành viên trong tổ chức có cảm thấy không quan tâm đến việc xây dựng hoặc duy trì hệ thống quản lý ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001, ISO 19443, ISO/IEC 42001, IATF 16949, nhưng vẫn thực hiện vì áp lực từ cấp quản lý không?
- Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo có phải chỉ là hoạt động hình thức, không có kết quả rõ ràng hoặc không xác định được kế hoạch hành động để cải tiến không?
- Quý vị / đồng nghiệp / ban lãnh đạo có cho rằng sau khi áp dụng ISO, hệ thống quản lý trở nên phức tạp và mất đi sự linh hoạt để triển khai nhanh chóng cũng như ra quyết định kịp thời không?
- Quý vị có cho rằng nếu không có yêu cầu từ hợp đồng / khách hàng thì tổ chức đã không xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO không?
- Do cảm thấy gánh nặng tăng thêm cho công việc hiện tại, các thành viên trong tổ chức có xu hướng thực hiện các tài liệu và hoạt động ISO không cần thiết một cách hình thức, thay vì cập nhật theo thời gian thực không?
- Để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ ISO và yêu cầu đánh giá, các thành viên có chỉ bắt đầu chuẩn bị vài ngày trước kỳ đánh giá bằng cách lập / cập nhật các tài liệu và hồ sơ đã nhiều tháng không được cập nhật không?
- Quý công ty muốn xây dựng và đạt chứng nhận các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001, ISO 21001, ISO 19443, ISO/IEC 42001, IATF 16949 nhưng chưa chắc chắn về hiệu quả mang lại?
- Quý công ty có muốn bắt kịp sự phát triển của công nghệ bằng cách tự động hóa việc xây dựng hệ thống quản lý ISO và ghi nhận hồ sơ thực hiện thông qua AI không?: Soạn tài liệu hệ thống quản lý · 20 bước vận hành (hai nhánh) hệ thống quản lý
- Tổng hợp thực hành tốt của nước ngoài và xu hướng sửa đổi tiêu chuẩn quốc tế thành tư liệu tri thức, dùng làm căn cứ soạn tài liệu bằng tiếng Hàn và tiếng Việt (không đăng nguyên văn tiêu chuẩn).
- Dùng nối tiếp Thu thập thông tin, Soạn giáo trình, Xây dựng hệ thống quản lý và Vận hành hệ thống quản lý trên một nền tảng.
- Tài liệu quý công ty đang dùng được đọc trong trình duyệt này khi chỉ định thư mục, để hợp nhất và phân tích khác biệt (tệp không lưu trên máy chủ eiso và không dùng để huấn luyện AI).
- Liên tục cung cấp thông tin về hệ thống quản lý (tài liệu đào tạo, tiêu chuẩn, quy trình, biểu mẫu, thực hành tốt và ví dụ điển hình).
- eiso nâng cao hiệu quả soạn thảo tài liệu, nhờ đó tổ chức có thể dồn sức nhiều hơn vào việc nâng cao kết quả thực hiện của hệ thống quản lý.
- Khi kết hợp với đào tạo người phụ trách triển khai, eiso hỗ trợ tổ chức tự xây dựng hệ thống quản lý (Do it yourself).
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Mọi ngành nghề: sản xuất, dịch vụ, cơ quan nhà nước, tài chính, viễn thông, y tế…
- Tổ chức có nhiều hiện trường cần quản lý từ xa (quản lý công trường xây dựng)
- Tổ chức cần tập hợp hồ sơ về một mối
- Doanh nghiệp lớn muốn xây dựng hệ thống quản lý thông tin dạng văn bản riêng cho từng bộ phận (viện nghiên cứu)
- Tổ chức sử dụng tiếng Hàn hoặc tiếng Việt
Trước hết, dựa trên nền tảng tri thức (hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn, kho tư liệu của Thu thập thông tin, kho tri thức của Agent), các tính năng AI AX soạn bản nháp. Tài liệu đã được con người xem xét · phê duyệt được để làm bản hiện hành trong thư mục lưu trữ eiso trên máy tính của quý công ty; quyền theo vai trò, lịch sử ban hành · sửa đổi, phân phối · thu hồi và hồ sơ thực hiện được quản lý trong không gian làm việc của công ty và sổ dữ liệu vận hành (tên và nội dung trong sổ được mã hóa bằng khóa riêng của từng công ty).
① Nền tảng tri thứcHệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn, 8 tiêu chuẩn + Hệ thống quản lý ESG (riêng), tiếng Hàn · tiếng Anh · tiếng ViệtKho tư liệu (Thu thập thông tin). Tài liệu theo điều khoản hệ thống quản lý · Tài liệu đào tạo quản lý · Thông tin kiến thức · Tài liệu mẫu · K-ESGKho tri thức của Agent: tài liệu chuyển đổi AI hệ thống quản lý · tài liệu đào tạo, ưu tiên bản sửa đổi gần nhất
→
② Tính năng AI AXTìm tài liệu liên quan ISOSoạn giáo trình, giáo ánSoạn tài liệu hệ thống quản lýSoạn tài liệu tích hợp hệ thống quản lýỨng phó sửa đổi tiêu chuẩnSoạn tài liệu riêng lẻ20 bước vận hành (hai nhánh) hệ thống quản lýVận hành hệ thống quản lý ICT (ISO/IEC 42001 · 27001, 16 bước)Con người xem xét · phê duyệt
→
③ Quản lý thông tin dạng văn bảnThư mục lưu trữ của quý công ty: bản hiện hành và kết quả (tệp gốc trên máy tính của quý công ty)Không gian làm việc của công ty: soạn, xem xét, phê duyệtSổ tài liệu và sổ bản vẽ: lịch sử ban hành · sửa đổi, bản hiệu lực, phân phối · thu hồiSổ dữ liệu vận hành: hồ sơ thực hiện, sự không phù hợp và hành động khắc phục
Những người cùng sử dụng (vai trò trong không gian làm việc)
Quản trịQuản trị (thành viên, vai trò)
SoạnNgười soạn, người thiết kế
Xem xétNgười xem xét, bộ phận phối hợp
Phê duyệtNgười phê duyệt
Phân phối · thu hồiHiện trường, nhà gia công (ghi trong sổ)
※ Có thể xem trình tự sử dụng qua một công ty tiêu biểu tại Ví dụ xây dựng hệ thống quản lý. Đánh giá chứng nhận là thủ tục độc lập của tổ chức chứng nhận, và dữ liệu vận hành trên eiso thuộc về công ty.
eiso được dùng theo năm nhóm menu. Quý công ty tìm tài liệu căn cứ tại Thu thập thông tin và phổ biến đến hiện trường bằng Soạn giáo trình; thiết lập hệ thống tài liệu tại Xây dựng hệ thống quản lý (trang này. Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý); vận hành theo ba nhánh từ bối cảnh của tổ chức đến sự không phù hợp và hành động khắc phục tại Vận hành hệ thống quản lý (Thịnh vượng kinh tế và Giá trị xã hội mỗi nhánh 20 bước, ICT 16 bước). Chi phí và câu hỏi thường gặp có tại Quầy thông tin. Mỗi nhóm đều có ví dụ sử dụng để xem trước kết quả. Bản nháp do AI soạn được quý công ty xem xét · phê duyệt và quản lý như thông tin dạng văn bản.
| Nhóm menu · việc muốn làm | Hướng dẫn | Chức năng sử dụng | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|---|
| Thu thập thông tin: tìm căn cứ · tài liệu | Hướng dẫn thu thập thông tin | Tìm tài liệu liên quan ISO | Ví dụ Tìm tài liệu liên quan ISO |
| Soạn giáo trình. đào tạo tại hiện trường | Hướng dẫn soạn giáo trình | Soạn giáo trình, giáo án | Ví dụ soạn giáo trình · giáo án |
| Xây dựng hệ thống quản lý: soạn · tích hợp · sửa tài liệu | Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý (trang này) | Soạn tài liệu hệ thống quản lý · Soạn tài liệu tích hợp hệ thống quản lý · Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn · Soạn tài liệu riêng lẻ | Ví dụ xây dựng hệ thống quản lý |
| Vận hành hệ thống quản lý: hồ sơ · đánh giá nội bộ · xem xét của lãnh đạo · hành động khắc phục | Hướng dẫn vận hành hệ thống quản lý | 20 bước vận hành (hai nhánh) hệ thống quản lý · Vận hành hệ thống quản lý ICT (ISO/IEC 42001 · 27001, 16 bước) | Ví dụ bước vận hành |
| Hướng dẫn và Cộng đồng: chi phí, câu hỏi, tin tức | Giới thiệu Quầy thông tin · Thông báo | Hướng dẫn chi phí eiso · Câu hỏi thường gặp · Hỏi đáp | Vai trò của eiso |
※ Kết quả của tính năng AI là bản nháp tham khảo và không bảo đảm đạt chứng nhận. Trên eiso, Agent không soạn thảo hay xem xét một cách thủ công tài liệu của từng công ty cụ thể (hỗ trợ xây dựng, duy trì và đào tạo được cung cấp riêng, ngoài eiso, qua Liên hệ về hệ thống quản lý).
Cách truy cập máy chủ
