Tình huống hôm nay

Góc nhìn: Sửa tài liệu theo bản sửa đổi — giữ lại tài liệu hiện có để chuyển đổi sang ISO 9001:2026, và soạn thêm cả tài liệu, biểu mẫu mới cần có

ISO 9001:2026 đã được ban hành ngày 16 tháng 9 năm 2026 (phiên bản thứ 6). Theo yêu cầu chuyển đổi của Global ACI (tổ chức hợp nhất IAF và ILAC trước đây), chứng nhận theo bản 2015 phải chuyển đổi trước ngày 30 tháng 9 năm 2029, và từ ngày 31 tháng 3 năm 2028 chứng nhận mới chỉ được cấp theo bản 2026. Việc chuyển đổi được thực hiện trong đợt đánh giá giám sát, tái chứng nhận hoặc đánh giá chuyển đổi riêng; lịch chi tiết cần xác nhận với tổ chức chứng nhận.

• Công ty Trịnh Văn M gia công CNC chi tiết thủy lực cho máy xúc và máy nông nghiệp. Nhân sự 62 người (ví dụ), đang có chứng nhận ISO 9001:2015.
• Tài liệu chất lượng gồm 1 sổ tay, 14 quy trình, 6 hướng dẫn, 32 biểu mẫu (ví dụ), tất cả theo bản 2015. Chưa ai xác định được tài liệu nào cần sửa và sửa đến mức nào.
• Trưởng phòng Chất lượng phụ trách triển khai, với mục tiêu không viết lại từ đầu mà chỉ sửa những chỗ thay đổi.

Những thay đổi cần xem ở bản 2026 (tóm tắt — điều khoản và yêu cầu cần đối chiếu với bản gốc đã ban hành):

• Nhấn mạnh hơn văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức trong vai trò lãnh đạo, và liên kết với nhận thức của nhân sự.
• Tách riêng rủi ro và cơ hội, lập kế hoạch hành động cho từng loại.
• Nội dung bổ sung năm 2024 (xác định biến đổi khí hậu có phải là vấn đề liên quan hay không) đã được đưa vào phần chính.
• Phù hợp hơn với cấu trúc hài hòa, và có thêm Phụ lục A giải thích thuật ngữ và ý nghĩa của các yêu cầu.

Làm như thế này trên eiso

Bước 1 — Sắp xếp tài liệu hiện có

• Gom tài liệu chất lượng vào một thư mục, chuyển về DOCX · XLSX · HWPX (HWP · PDF thì lưu lại thành DOCX). Mỗi tài liệu cần thấy rõ mã tài liệu và số lần sửa đổi.
• Bỏ các tài liệu không dùng và các bản cũ bị trùng. Chỉ riêng bước này, công ty đã giảm được 4 biểu mẫu (ví dụ).
• Tên khách hàng, nhà cung cấp được ghi vào ô "Tên cần che" ở bước sau để đổi thành ○○ trước khi gửi.

Bước 2 — Chuyển đổi sửa đổi bằng Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn

• Trong Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn, chọn "Phiên bản sửa đổi" là ISO 9001:2015 → ISO 9001:2026, "Tích hợp với tiêu chuẩn hiện tại" là Không tích hợp (chỉ tiêu chuẩn sửa đổi), ghi "Ngành nghề" là "Gia công CNC chi tiết thủy lực, nhiệt luyện thuê ngoài, 62 người (ví dụ)", và ở "Soạn kèm" chọn Biểu mẫu liên quan · Ví dụ điền biểu mẫu · Danh mục kiểm tra chuyển đổi.
• Dùng "Chọn thư mục tài liệu" để chọn thư mục. Tệp không được tải lên, trình duyệt chỉ đọc phần chữ. Bấm "Chẩn đoán toàn bộ thư mục" → "Soạn bằng AI" để nhận đánh giá từng tài liệu (cần sửa đổi · sửa nhỏ · giữ nguyên · hủy bỏ), danh sách tài liệu cần ban hành mới và trình tự thực hiện.
• Bắt đầu từ tài liệu ưu tiên cao, bấm "Dùng để sửa đổi" để nhận bản sửa đổi giữ nguyên cấu trúc và mã hiện tại, có đánh dấu 【Sửa】【Thêm】, kèm biểu mẫu liên quan. Bỏ chọn các mục 【Tùy chọn】 không phù hợp rồi tải về dạng Word.

Bước 3 — Yêu cầu soạn tài liệu, biểu mẫu mới cần có

• Tài liệu được chẩn đoán là cần ban hành mới: đổi "Phạm vi công việc" sang Ban hành tài liệu mới và ghi vào "Tên và mã tài liệu". Công ty đã nhận "Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội QP-15", kèm biểu mẫu sổ rủi ro · sổ cơ hội và ví dụ điền.
• Tài liệu không có trong danh sách nhưng công ty muốn có riêng thì yêu cầu bằng Soạn tài liệu riêng lẻ: "Phân loại tài liệu soạn thảo" là Hướng dẫn, "Tiêu chuẩn chứng nhận liên quan" là ISO 9001, "Tên và mã tài liệu" là "Hướng dẫn thực hành văn hóa chất lượng và hành vi đạo đức QG-07", và trong "Đặc điểm và khái quát của tài liệu" ghi "văn hóa báo cáo lỗi không che giấu, nguyên tắc không sửa hồ sơ kiểm tra, kênh báo cáo, nội dung đào tạo nhân viên mới".

Bước 4 — Xem xét · phê duyệt · phân phối và hồ sơ vận hành

• Phòng Chất lượng chỉnh sửa cho phù hợp với hiện trường, đối chiếu các chỗ đánh dấu "cần xác nhận" với bản gốc, sau đó Giám đốc phê duyệt. Kết quả của AI là bản nháp tham khảo; quyết định cuối cùng thuộc về công ty.
• Tạo không gian làm việc của công ty trước (tùy chọn), trong Sổ thiết bị đo lường và tài liệu ở thẻ "Tài liệu, hồ sơ" dùng "Đọc tên tệp trong thư mục" để lấy danh sách, rồi với mỗi tài liệu đã sửa bấm "Sửa đổi" để ghi số lần sửa đổi mới. Sổ này dùng được khi quản trị viên không gian làm việc có quyền sử dụng vận hành (nếu không thì chỉ xem).
• Trong Vận hành hệ thống quản lý, chọn "Nhánh vận hành" Thịnh vượng kinh tế, tiêu chuẩn vận hành ISO 9001, "Bước vận hành" Đánh giá rủi ro để lập hồ sơ theo quy trình mới; giáo án đào tạo nhận thức được soạn bằng Soạn giáo trình · giáo án. Công ty đã vận hành như vậy trong 3 tháng (ví dụ).

Bước 5 — Chuẩn bị đánh giá chuyển đổi

• Trên cùng màn hình, chọn "Bước vận hành" Đánh giá nội bộ, "Loại đánh giá" Kiểm tra trước đánh giá chứng nhận, "Nội dung cần soạn" Kế hoạch đánh giá nội bộ · Danh mục kiểm tra, để nhận theo bản 2026. Sau đánh giá, nhập hồ sơ đánh giá để nhận báo cáo; các phát hiện được xử lý đến khi phê duyệt kết thúc trong Sổ sự không phù hợp, hành động khắc phục.
• Ở "Bước vận hành" Xem xét của lãnh đạo, chuẩn bị cuộc họp bằng hướng dẫn và kiểm tra chuẩn bị đầu vào · danh mục kiểm tra xem xét của lãnh đạo; sau cuộc họp, nhập biên bản để nhận báo cáo kết quả và Giám đốc phê duyệt.
• Khi đã đủ hồ sơ, danh mục kiểm tra chuyển đổi và lịch sử sửa đổi, công ty sắp xếp lịch đánh giá chuyển đổi với tổ chức chứng nhận. eiso là công cụ hỗ trợ chuẩn bị và không bảo đảm kết quả chứng nhận.

Xem trước kết quả

• QM-01 Sổ tay chất lượng Rev.7 — cần sửa đổi: văn hóa chất lượng · đạo đức, tách rủi ro và cơ hội, xác định biến đổi khí hậu, thuật ngữ
• QP-03 Quy trình quản lý bối cảnh tổ chức Rev.2 — cần sửa đổi: thêm bước xác định và ghi nhận biến đổi khí hậu có liên quan hay không
• QP-07 Quy trình đào tạo Rev.4 — sửa nhỏ: đưa văn hóa chất lượng · hành vi đạo đức vào đào tạo nhận thức
• QP-09 Quy trình kiểm soát quá trình Rev.5 — giữ nguyên: chỉ đổi tiêu chuẩn tham chiếu ở trang bìa sang 2026
• QF-21 Bảng đánh giá rủi ro — cần sửa đổi: cột tách riêng rủi ro và cơ hội
• (Mới) QP-15 Quy trình quản lý rủi ro và cơ hội — xác định riêng, kiểm tra hành động · hiệu quả
• QF-41 Sổ cơ hội: nguồn (vấn đề · bên quan tâm · yêu cầu khách hàng), nội dung cơ hội, hiệu quả kỳ vọng, kế hoạch thực hiện, người phụ trách, thời hạn, kiểm tra hiệu quả
• Ví dụ điền: "Đấu thầu chi tiết cho mẫu máy mới của khách hàng — cơ hội nhận đơn hàng nếu có năng lực gia công 5 trục, phụ trách: Trưởng phòng Sản xuất, tháng 6 năm 2027 (ví dụ)"
• □ Đang vận hành sổ rủi ro và sổ cơ hội riêng biệt
• □ Đã xác định và ghi nhận biến đổi khí hậu có liên quan hay không khi xem xét bối cảnh tổ chức
• □ Đã hoàn thành đào tạo tài liệu sửa đổi và đánh giá nội bộ · xem xét của lãnh đạo theo bản 2026

Việc nên làm tiếp

• Giám sát mục tiêu, kết quả — theo dõi mục tiêu chất lượng và chỉ số đã sửa đổi theo kỳ chốt tháng.
• Sổ chính sách và phân công nhiệm vụ — liên kết cam kết mới trong chính sách chất lượng với mục tiêu.

Mẹo để có kết quả tốt hơn

• Thống nhất mã tài liệu và số lần sửa đổi trước khi chẩn đoán để bảng đánh giá và lịch sử sửa đổi nối tiếp gọn gàng.
• Ghi cả công đoạn chính và công đoạn thuê ngoài vào "Ngành nghề" để ví dụ điền biểu mẫu sát với giá trị thực tế.
• Sửa sổ tay trước rồi mới đến các quy trình để thuật ngữ và mã thống nhất.
• Các chỗ "cần xác nhận" phải được đối chiếu với bản gốc đã ban hành. eiso không đăng nguyên văn tiêu chuẩn.

Chi phí

Số tiền được thông báo khi bấm "Soạn bằng AI", quý công ty đồng ý thì thanh toán (chưa gồm VAT). Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn là 100.000 won mỗi tiêu chuẩn (gồm chẩn đoán thư mục · sửa đổi · ban hành tài liệu mới), Soạn tài liệu riêng lẻ 600.000 VND mỗi lượt, Vận hành hệ thống quản lý tiêu chuẩn đầu tiên 300.000 won/năm (dùng thử miễn phí 1 tuần). Hướng dẫn chi phí eiso

Hãy tự kiểm tra công ty của bạn

• Quý công ty có thể liệt kê tài liệu chất lượng đang dùng được soạn theo phiên bản nào không?
• Rủi ro và cơ hội có đang bị gộp chung trong một bảng không?
• Quý công ty có thể chỉ ra văn hóa chất lượng · hành vi đạo đức được đề cập ở chính sách hay đào tạo nào không?
• Quý công ty đã lập kế hoạch chuyển đổi dựa trên thời hạn 30 tháng 9 năm 2029 và lịch đánh giá tiếp theo chưa?

Xem thêm

• Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn
• Soạn tài liệu riêng lẻ
• Vận hành hệ thống quản lý