Đây là kịch bản giả định dùng cho mục đích đào tạo. Công ty, con người và số liệu đều là ví dụ giả định. Điều khoản tiêu chuẩn chỉ ghi số chung (chương 4~10) của cấu trúc hài hòa (HS); không ghi số điều, khoản của luật cũng như chu kỳ và thời hạn theo luật định. Hãy kiểm tra luật bằng văn bản gốc.

Tình huống hôm nay

Công ty Đặng Văn G là doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa, chế tạo chi tiết máy qua các công đoạn cắt · dập, gia công cơ khí (dầu cắt gọt), rửa, sơn bột · sơn lỏng, lắp ráp · xuất hàng. Nhân sự 180 người (ví dụ), từ trước đến nay chỉ duy trì chứng nhận ISO 9001. Năm nay công ty bổ sung ISO 14001 và ISO 45001 thành một hệ thống, và các quy trình chung giữa hai tiêu chuẩn này với chất lượng thì dùng chung một bộ với chất lượng. Thời gian vận hành là 1 năm (ví dụ), theo trình tự xây dựng, vận hành, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo.

Phụ trách là Nguyễn Văn A, trưởng phòng Môi trường – An toàn, Trần Văn B, cán bộ an toàn sức khỏe nghề nghiệp, và Lê Văn C, trưởng phòng Chất lượng; người phê duyệt là Giám đốc Đặng Văn G (giả định). Các mã trong bài (L · EA · EC · HR · OB · NC · IA · MR) được giữ nguyên từ đầu đến cuối.

Trước tiên, công ty tạo không gian làm việc của công ty và thêm ba người làm người soạn · người xem xét · người phê duyệt. Các màn hình dữ liệu vận hành chỉ dùng được khi quản trị viên không gian làm việc có quyền sử dụng vận hành cho từng tiêu chuẩn. Nếu không có quyền sử dụng thì chỉ xem được (số tiền xem tại Hướng dẫn chi phí eiso).

Bước 1: Thiết kế hệ thống tài liệu tích hợp (thư mục)

Công ty mở Soạn tài liệu tích hợp hệ thống quản lý.

Những gì đã ghi trên màn hình

• Tiêu chuẩn cần tích hợp: ISO 9001 · ISO 14001 · ISO 45001
• Tài liệu cần tích hợp: sổ tay chất lượng và 18 quy trình chất lượng hiện có (ví dụ)
• Kết quả cần soạn: sổ tay tích hợp, quy trình chung, bảng hệ thống tài liệu
• Yêu cầu: "Quy trình chung không làm riêng cho từng tiêu chuẩn mà chỉ một bộ cho công ty. Đánh số theo hệ 00 · 10 · 20 · 30 · 40 · 90, quy trình riêng của chất lượng giữ nguyên số hiện tại"
• Tài liệu của khách hàng: sổ tay · quy trình hiện có, sơ đồ tổ chức, lưu đồ quá trình

Bấm "Soạn bằng AI" thì hiện thông báo số tiền; đồng ý và thanh toán thì nhận được bản nháp.

Xem trước kết quả

Đặng Văn G_Hệ thống quản lý tích hợp/
├─ 00_Sổ tay tích hợp   IMS-M-00 Sổ tay tích hợp (Q·E·S trong 1 cuốn)
├─ 10_Quy trình chung   tích hợp với chất lượng, một bộ cho công ty
│   IMS-P-10-01 Quản lý thông tin dạng văn bản   IMS-P-10-02 Bối cảnh tổ chức · rủi ro và cơ hội
│   IMS-P-10-03 Xác định yêu cầu pháp luật · đánh giá sự tuân thủ   IMS-P-10-04 Năng lực · nhận thức
│   IMS-P-10-05 Trao đổi thông tin   IMS-P-10-06 Đánh giá nội bộ
│   IMS-P-10-07 Sự không phù hợp · hành động khắc phục   IMS-P-10-08 Xem xét của lãnh đạo
│   IMS-P-10-09 Quản lý thay đổi
├─ 20_Riêng chất lượng   QP-20-01 Thiết kế và phát triển · QP-20-02 Sản phẩm không phù hợp · QP-20-03 Hợp đồng (giữ nguyên)
├─ 30_Riêng môi trường   EP-30-01 Đánh giá khía cạnh và tác động môi trường · EP-30-02 Chất thải · EP-30-03 Kiểm soát vận hành không khí · nước
├─ 40_Riêng an toàn sức khỏe nghề nghiệp  SP-40-01 Đánh giá rủi ro an toàn · SP-40-02 An toàn nhà thầu · đơn vị hợp tác
│   SP-40-03 Tham gia · tham vấn · SP-40-04 Chuẩn bị và ứng phó tình huống khẩn cấp
└─ 90_Biểu mẫu · hồ sơ   F-90-01~ (biểu mẫu sổ đăng ký · bảng đánh giá · sổ theo dõi)

Dưới đây là một phần bảng đối chiếu tiêu chuẩn ở cuối sổ tay. Với điều khoản chung, một tài liệu đảm nhận cả ba tiêu chuẩn.

Mẹo: Nếu ghi trước "quy trình chung một bộ cho công ty" và hệ thống đánh số vào Yêu cầu thì cùng một quy trình sẽ không bị tạo ra ba bản cho từng tiêu chuẩn. Quy trình riêng được thu hẹp vào những việc chỉ gắn với một tiêu chuẩn (vận hành ở chương 8).

Bước 2: Xác định yêu cầu pháp luật và danh mục pháp luật

Trong thẻ "Vận hành" của Vận hành hệ thống quản lý, ở "① Tiêu chuẩn vận hành" công ty chọn ISO 9001 · ISO 14001 · ISO 45001, ở "② Tiêu chuẩn tích hợp" chỉ đánh dấu ISO 14001 · ISO 45001 để vận hành thành một (hai tiêu chuẩn được gộp dùng chung một bộ dữ liệu). Chất lượng (ISO 9001) được để riêng, và ở "③ Công việc tích hợp" công ty chỉ chọn các công việc chung như đánh giá rủi ro và cơ hội · đánh giá nội bộ · xem xét của lãnh đạo để làm cùng nhau (xem Bước 4). Sau đó công ty mở bước Xác định yêu cầu pháp luật.

Những gì đã ghi trên màn hình

• Ngành nghề (quy mô · sản phẩm chính): gia công kim loại · chi tiết máy, 180 người (ví dụ), giá đỡ · trục
• Bộ phận · quá trình: cắt · dập, gia công cơ khí, rửa, sơn, lắp ráp · xuất hàng
• Tóm tắt tình hình và dữ liệu: 2 buồng sơn, 1 máy rửa, 12 máy dập, 4 xe nâng (ví dụ), danh mục hóa chất
• Yêu cầu: "Không ghi số điều, khoản của luật và chu kỳ theo luật định mà đánh dấu là (kiểm tra văn bản gốc)"

Bộ phận phụ trách xem xét kết quả nhận được rồi đưa vào thẻ Đánh giá (sổ nghĩa vụ tuân thủ) của Dữ liệu vận hành Giá trị xã hội với mã L.

Xem trước kết quả

Mẹo: Cột chu kỳ kiểm tra chỉ ghi chu kỳ công ty xem lại danh mục. Chu kỳ đo · kiểm định theo luật định để là "(kiểm tra văn bản gốc)", người phụ trách điền sau khi đọc văn bản gốc.

Bước 3: Sự không phù hợp về hồ sơ phát hiện khi đánh giá sự tuân thủ và hành động khắc phục

Tháng 7 (ví dụ), ở bước Đánh giá sự tuân thủ, công ty đánh giá sự tuân thủ nửa đầu năm (CE-26-H1). Ở L-01 phát hiện hai điểm. Thiếu hồ sơ tự quan trắc của 1 lần đo đối với cơ sở phát thải khí của công đoạn sơn, và phiếu kết quả của đơn vị đo thuê nằm ở tủ tài liệu của phòng Sản xuất chứ không ở vị trí ghi trong danh mục (thư mục chung của phòng Môi trường – An toàn) (ví dụ).

Ở bước Sự không phù hợp và hành động khắc phục, công ty ghi nội dung này vào Tóm tắt tình hình và dữ liệu, chọn "Đưa tóm tắt dữ liệu vận hành vào" và nhận bản nháp phân tích nguyên nhân · hành động khắc phục. Ở dòng cần xem xét của đánh giá sự tuân thủ, bấm "Mở hành động khắc phục" thì NC-26-07 được tạo trong Sổ sự không phù hợp, hành động khắc phục.

Trình tự xử lý

1. Xử lý ngay: Lấy bản sao phiếu kết quả từ đơn vị đo thuê và để vào vị trí quy định; kiểm tra với văn bản gốc và cơ quan có thẩm quyền xem lần đo bị thiếu thuộc nghĩa vụ nào theo luật.
2. Phân tích tại sao - tại sao: Vì sao bị thiếu? Lịch đo chỉ có trong lịch cá nhân của người phụ trách. Vì sao? Danh mục không có cột tháng đo dự kiến · vị trí hồ sơ · người xác nhận đã nhận. Vì sao? EP-30-03 chỉ quy định việc "thực hiện" đo mà không quy định việc "nhận · lưu giữ" phiếu kết quả.
3. Hành động khắc phục: Thêm ba cột vào L-01 trong danh mục, sửa EP-30-03 từ Rev.1 lên Rev.2 để thêm bước xác nhận đã nhận phiếu kết quả. Chỉ định vị trí lưu phiếu kết quả trong danh mục hồ sơ của IMS-P-10-01.
4. Xác nhận hiệu lực: Nếu phiếu kết quả của 2 lần đo tiếp theo có mặt ở vị trí quy định trong thời hạn thì xem là có hiệu lực.

Xem trước kết quả: Sổ dùng chung một sổ với chất lượng, xem tách theo cột "Tiêu chuẩn" và bộ lọc "Tiêu chuẩn".

Mẹo: Hành động khắc phục không dừng ở việc bổ sung hồ sơ mà sửa cả danh mục (L-01) và quy trình (EP-30-03). Có như vậy việc tương tự mới không lặp lại ở lần đo tiếp theo.

Bước 4: Đánh giá khía cạnh và tác động môi trường, khía cạnh có ý nghĩa, kế hoạch quản lý môi trường

Đánh giá rủi ro là công việc chung đã chọn ở "③ Công việc tích hợp" nên công ty nhận kết quả làm cùng với cả ISO 9001. Rủi ro và cơ hội được nhận trong một sổ đăng ký, còn đánh giá khía cạnh và đánh giá rủi ro an toàn được nhận thành các trang tính riêng. Kết quả được đưa vào thẻ Đánh giá của Dữ liệu vận hành Giá trị xã hội bằng "Nhập từ kết quả không gian làm việc".

Tiêu chí công ty đặt ra (ví dụ): Chấm mức nghiêm trọng (S) · tần suất (F) · quy mô (Q), mỗi thứ từ 1~5, rồi nhân lại. Điểm từ 27 trở lên, hoặc mức nghiêm trọng từ 4 trở lên ở điều kiện bất thường · khẩn cấp thì là "có ý nghĩa". Khía cạnh có nghĩa vụ pháp lý thì bất kể điểm số đều được quản lý nối tiếp trong sổ nghĩa vụ tuân thủ bằng mã L.

Xem trước kết quả

Ba khía cạnh có ý nghĩa được nối sang kế hoạch quản lý môi trường ở bước Kiểm soát quá trình.

Thiết bị đo MM-07 · 12 · 15 được quản lý ngày hiệu chuẩn tiếp theo bằng "Ghi kết quả hiệu chuẩn" ở bước Quản lý thiết bị đo lường và thẻ Thiết bị của Sổ thiết bị đo lường và tài liệu.

Mẹo: Ghi tiêu chí kết luận bằng con số ở đầu sổ đăng ký thì khi đánh giá lại năm sau kết luận không bị dao động. Mã thiết bị đo trong kế hoạch quản lý ghi giống mã trong sổ thiết bị đo.

Bước 5: Đánh giá rủi ro an toàn, rủi ro từ mức trung bình trở lên, đưa vào vận hành

Đây là trang tính đánh giá rủi ro an toàn trong cùng kết quả Đánh giá rủi ro.

Tiêu chí công ty đặt ra (ví dụ): Chấm khả năng xảy ra (L) × mức nghiêm trọng (S), mỗi thứ từ 1~5. 16~25 là cao (cải tiến ngay), 9~15 là trung bình (cần cải tiến), 1~8 là thấp (chấp nhận được). Từ mức trung bình trở lên thì lập biện pháp giảm thiểu theo thứ tự loại bỏ, thay thế, biện pháp kỹ thuật, biện pháp hành chính, phương tiện bảo vệ cá nhân, rồi đánh giá lại rủi ro còn lại.

Xem trước kết quả

Biện pháp giảm thiểu của HR-01~05 được đưa vào tiêu chuẩn công việc và tiêu chí vận hành ở bước Kiểm soát quá trình (ví dụ: thêm bước khóa vào tiêu chuẩn công việc thay khuôn WI-31 Rev.3). HR-03 được nối sang kịch bản ER-02 (cháy · rò rỉ buồng sơn, gồm cả EA-06) và kế hoạch diễn tập (nửa đầu năm diễn tập trên giấy, nửa cuối năm diễn tập thực địa, ví dụ) ở bước Chuẩn bị và ứng phó tình huống khẩn cấp. Việc tham vấn với đại diện người lao động (có thuộc diện Hội đồng an toàn sức khỏe công nghiệp hay không: kiểm tra văn bản gốc) được ghi thành CM-26-03 ở bước Tham gia, tham vấn và trao đổi thông tin.

Mẹo: Ghi cả thứ tự biện pháp (loại bỏ · thay thế · kỹ thuật · hành chính · bảo vệ cá nhân) vào cột biện pháp giảm thiểu thì các dòng chỉ dùng phương tiện bảo vệ cá nhân sẽ dễ nhận ra. Kịch bản khẩn cấp gắn mã đánh giá rủi ro an toàn vào tiêu đề.

Bước 6: Thực hiện và giám sát

Ở thẻ Mục tiêu của Giám sát mục tiêu, kết quả, công ty nhận mục tiêu bằng "Lấy từ Thiết lập mục tiêu" và nối mỗi chỉ số với mã quản lý làm nguồn. Ở thẻ Chốt tháng, công ty chốt kết quả hằng tháng. Giá trị đo được lấy từ thẻ Giám sát, đo lường của Dữ liệu vận hành Giá trị xã hội.

Xem trước kết quả (tháng 4~9, ví dụ)

Mẹo: Gắn mã quản lý sau tên chỉ số thì khi xem xét của lãnh đạo sẽ tìm ngay được "đây là kết quả của biện pháp quản lý nào". Tháng nào con số đứng yên như tháng 6 thì ghi một dòng lý do khi chốt tháng.

Bước 7: Đánh giá nội bộ tích hợp

Tháng 10 (ví dụ), công ty mở bước Đánh giá nội bộ như một bước chung, chọn cả ba tiêu chuẩn và nhận kế hoạch đánh giá theo quá trình cùng danh mục kiểm tra. Kết quả được lưu thành IA-26-01 trong Sổ đánh giá nội bộ, và ba phát hiện được ghi bằng "Thêm phát hiện".

Xem trước kết quả (một trang danh mục kiểm tra, cột điều khoản Q · E · S đặt cạnh nhau)

• F-01 (không phù hợp nhẹ): Ca thứ hai không bố trí người hướng dẫn. Tiêu chuẩn công việc chưa được phân phối cho ca đó. Phát hiện này hiện ở thẻ Cần mở của sổ sự không phù hợp, hành động khắc phục và được mở thành NC-26-11.
• O-01 (quan sát): Trong 2 lần xác nhận hiệu lực của NC-26-07 mới xong 1 lần. Hãy kết thúc sau khi xác nhận lần còn lại.
• O-02 (quan sát): Có dòng trong danh mục tài liệu để trống cột ngày kiểm tra tài liệu bên ngoài.

Mẹo: Phân công để chuyên gia đánh giá không đánh giá bộ phận của chính mình. Ghi điều khoản của ba tiêu chuẩn cạnh nhau cho cùng một câu hỏi thì tránh được việc tốn thời gian đánh giá ba lần cho từng tiêu chuẩn.

Bước 8: Xem xét của lãnh đạo tích hợp

Tháng 11 (ví dụ), công ty mở bước Xem xét của lãnh đạo như một bước chung, chọn cả ba tiêu chuẩn, và tiến hành cùng với xem xét của lãnh đạo về chất lượng trong một cuộc họp, một biên bản (MR-26-01). Trong Sổ xem xét của lãnh đạo, công ty dùng "Kiểm tra đầu vào" để xác định đầu vào còn thiếu và "Thêm quyết định" để ghi quyết định.

Xem trước kết quả

Mẹo: Đầu vào chung ghi một lần, chỉ bổ sung đầu vào riêng của từng tiêu chuẩn (đánh giá sự tuân thủ · tham gia · tham vấn · kết quả hoạt động chất lượng). Nối quyết định vào sổ bằng "Mở hành động khắc phục" thì đầu vào của lần xem xét của lãnh đạo tiếp theo sẽ tự được điền.

Bước 9: Bản đồ liên kết

Điều khoản liên quan (số chung HS và ý chính)

• 4 Bối cảnh của tổ chức, 5 Sự lãnh đạo, 6.1 Rủi ro và cơ hội, 6.2 Mục tiêu, 6.3 Thay đổi, 7.2~7.5 Hỗ trợ, 8.1 Vận hành, 9.1 Giám sát, 9.2 Đánh giá nội bộ, 9.3 Xem xét của lãnh đạo, 10.2 Sự không phù hợp · hành động khắc phục. Số chi tiết của khía cạnh môi trường · nghĩa vụ tuân thủ · đánh giá rủi ro an toàn · tham gia · tham vấn · chuẩn bị ứng phó khẩn cấp khác nhau theo từng tiêu chuẩn, nên hãy kiểm tra bằng văn bản gốc của tiêu chuẩn.

Hãy tự kiểm tra công ty của bạn

• Quý công ty có đang dùng một quy trình chung cho cả công ty thay vì để riêng cho từng tiêu chuẩn không?
• Sổ tay có bảng đối chiếu nối điều khoản với mã tài liệu không?
• Danh mục pháp luật có ghi vị trí lưu hồ sơ và người xác nhận đã nhận không?
• Khía cạnh có ý nghĩa và rủi ro từ mức trung bình trở lên có được nối bằng cùng một mã sang kế hoạch quản lý · tiêu chuẩn công việc không?
• Thiết bị đo trong kế hoạch quản lý có cùng mã với sổ thiết bị đo không?
• Mỗi chỉ số mục tiêu có ghi nguồn (mã quản lý) không?
• Quý công ty có xem cả ba tiêu chuẩn bằng một danh mục kiểm tra đánh giá nội bộ không?
• Xem xét của lãnh đạo về chất lượng · môi trường · an toàn sức khỏe nghề nghiệp có được tiến hành trong một cuộc họp với một biên bản không?

Chi phí

• Số tiền được thông báo khi bấm "Soạn bằng AI" và chỉ thanh toán khi đồng ý; quyền sử dụng vận hành tính theo tiêu chuẩn. Xem Hướng dẫn chi phí eiso.

Xem thêm

• Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý
• Ví dụ bước vận hành (sự không phù hợp và hành động khắc phục)
• Câu hỏi thường gặp
• Liên hệ về hệ thống quản lý (dịch vụ riêng, tách khỏi eiso)