Đây là kịch bản giả định dùng cho mục đích đào tạo. Công ty, con người và số liệu đều là ví dụ giả định. Điều khoản tiêu chuẩn chỉ ghi số chung của cấu trúc hài hòa (HS) (chương 4 đến 10), không ghi số điều, khoản của văn bản pháp luật cũng như chu kỳ, thời hạn theo luật định. Hãy đối chiếu văn bản pháp luật và quy định của tổ chức chứng nhận với bản gốc.

Tình huống hôm nay

Công ty Bùi Thị H là công ty linh kiện điện tử sản xuất PCB, SMT và mô-đun. Nhân sự 160 người (ví dụ). Công ty đã nhận và vận hành riêng rẽ từng chứng nhận ISO 9001, ISO 14001 và ISO 45001. Vì vậy có 3 sổ tay và 37 quy trình (chất lượng 14, môi trường 11, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp 12, ví dụ). Đánh giá nội bộ làm 3 lần một năm, họp xem xét của lãnh đạo cũng 3 lần, và có 3 sổ hành động khắc phục.

Tình huống này bắt đầu từ câu hỏi của khách hàng "Hỏi Claude cách dùng eiso" đăng trên Hỏi đáp. Theo câu trả lời của người phụ trách, Trưởng phòng Hỗ trợ quản lý Nguyễn Văn A (giả định) đã nói như sau bằng tính năng nhập giọng nói của trợ lý AI mà ông đang dùng.

"Claude, trợ lý giỏi giang của tôi ơi. Hãy truy cập eiso.co.kr và lập báo cáo tổng hợp về phương án vận hành phù hợp với tình hình công ty chúng ta, nơi đang vận hành riêng rẽ chất lượng, môi trường và an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Tôi muốn vận hành tích hợp thiết lập mục tiêu, phân công nhiệm vụ, đánh giá rủi ro, lập kế hoạch kiểm soát, quản lý thông tin dạng văn bản, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục."

Báo cáo tổng hợp nhận được đã chỉ ra vấn đề trong ba dòng.

• Tài liệu, sổ và cuộc họp cho cùng một việc có đến ba bộ (8 quy trình chung tách riêng theo từng tiêu chuẩn).
• Bằng chứng nằm rải rác ở ba nơi, nên mỗi lần đánh giá nội bộ hay xem xét của lãnh đạo lại phải gom lại.
• Một sự việc (ví dụ: ảnh hưởng chất lượng sau một sự cố suýt xảy ra) được ghi riêng ở hai sổ.

Xin đính kèm ví dụ báo cáo tổng hợp mà trợ lý AI thực sự đã lập theo cùng chỉ dẫn: [Tải về "Phương án vận hành hệ thống quản lý tích hợp trên nền tảng eiso" (.docx)](/file/eiso-ims-operation-plan-ko.docx). Đây là bản nháp tham khảo mà AGENT Co., Ltd nhận được ngày 2026-11-03 dựa trên hướng dẫn của eiso; số tiền theo hướng dẫn chi phí eiso ngày đó.

Mục tiêu là vận hành 8 quá trình chung thành một, và giữ lại các quá trình riêng của từng tiêu chuẩn. Thời gian gồm 3 tháng chuyển đổi, sau đó là lần đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo tích hợp đầu tiên.

1. Hệ thống tài liệu tích hợp

Công ty mở Soạn tài liệu tích hợp hệ thống quản lý.

Những gì đã ghi trên màn hình

• Tiêu chuẩn tích hợp: ISO 9001 · ISO 14001 · ISO 45001
• Tài liệu cần tích hợp: 3 sổ tay, 37 quy trình (ví dụ)
• Kết quả cần soạn: sổ tay tích hợp, 8 quy trình chung, bảng hệ thống tài liệu, bảng đối chiếu mã cũ và mã mới
• Yêu cầu: "8 quá trình chung (thiết lập mục tiêu, phân công nhiệm vụ, rủi ro và cơ hội, kế hoạch kiểm soát, thông tin dạng văn bản, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, sự không phù hợp và hành động khắc phục) chỉ có một bộ cho cả công ty. Quy trình riêng của từng tiêu chuẩn giữ nguyên nội dung, chỉ đổi mã sang hệ thống mới."
• Tài liệu của khách hàng: ba sổ tay và các quy trình, sơ đồ tổ chức, lưu đồ quá trình

Khi bấm "Soạn bằng AI", số tiền được thông báo; công ty đồng ý và thanh toán thì nhận được bản nháp. Phòng Hỗ trợ quản lý xem xét và chỉnh sửa, sau đó Giám đốc phê duyệt.

Xem trước kết quả

Bùi_Thị_H_HTQL_tích_hợp/
├─ 00_Sổ tay tích hợp      IMS-M-00 Sổ tay tích hợp (Q·E·S 1 cuốn)
├─ 10_Quy trình chung      Một bộ cho cả công ty, 8 quy trình
│   IMS-P-01 Thiết lập mục tiêu, giám sát      IMS-P-02 Phân công nhiệm vụ (R&R)
│   IMS-P-03 Rủi ro và cơ hội                  IMS-P-04 Lập kế hoạch kiểm soát (kiểm soát quá trình, kiểm soát vận hành)
│   IMS-P-05 Quản lý thông tin dạng văn bản    IMS-P-06 Đánh giá nội bộ
│   IMS-P-07 Xem xét của lãnh đạo              IMS-P-08 Sự không phù hợp, hành động khắc phục
├─ 20_Riêng chất lượng     QP-21 Quản lý hợp đồng · QP-22 Quản lý thiết kế và phát triển · QP-23 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
│                          QP-24 Quản lý nhà cung cấp · QP-25 Quản lý thiết bị đo lường · QP-26 Nhận biết, truy xuất nguồn gốc
├─ 30_Riêng môi trường     EP-31 Đánh giá khía cạnh môi trường · EP-32 Đánh giá sự tuân thủ · EP-33 Kiểm soát vận hành chất thải, hóa chất
├─ 40_Riêng an toàn, sức khỏe  SP-41 Đánh giá rủi ro an toàn · SP-42 Chuẩn bị và ứng phó tình huống khẩn cấp (gồm cả khẩn cấp môi trường)
│                          SP-43 Tham gia, tham vấn và trao đổi thông tin · SP-44 An toàn nhà thầu, đối tác
└─ 90_Biểu mẫu, hồ sơ      F-90-01~ (sổ, biểu mẫu; mã cũ ghi ở ô ghi chú)

Mẹo: Ghi lần lượt tên của 8 quá trình chung vào phần yêu cầu thì cùng một quy trình sẽ không bị tạo ra ba bộ. Nhận kèm bảng đối chiếu mã cũ và mã mới thì việc thu hồi tài liệu ở hiện trường dễ dàng hơn.

2. Vận hành 8 quá trình chung thành một

Công ty tạo Không gian làm việc của công ty trước, rồi thêm người phụ trách của phòng Hỗ trợ quản lý, phòng Chất lượng và phòng Môi trường An toàn làm người soạn, người xem xét và người phê duyệt. Màn hình dữ liệu vận hành chỉ dùng được khi quản trị viên không gian làm việc có quyền sử dụng vận hành cho từng tiêu chuẩn. Nếu không có quyền sử dụng thì chỉ xem được (số tiền xem tại Hướng dẫn chi phí eiso).

Trong thẻ "Vận hành" của Vận hành hệ thống quản lý, công ty chọn ISO 9001 · ISO 14001 · ISO 45001 ở "① Tiêu chuẩn vận hành", rồi đánh dấu cả ba tiêu chuẩn ở "② Tiêu chuẩn tích hợp" để vận hành thành một. Ba tiêu chuẩn đã gộp dùng chung một bộ dữ liệu, và các bước vận hành hiện thành một danh sách gộp các bước của hai hệ (hệ Thịnh vượng kinh tế · hệ Giá trị xã hội). Bước có ở cả hai hệ thì dùng một kết quả cho cả ba tiêu chuẩn; bước chỉ có ở một hệ thì chỉ dùng tiêu chuẩn của hệ đó. Sổ dữ liệu vận hành mỗi công ty có một, và trên mỗi dòng ghi nhiều tiêu chuẩn liên quan vào ô "Tiêu chuẩn". Không có ô "Phân loại (Q/E/S)" riêng, nên ô "Tiêu chuẩn" đảm nhận vai trò đó.

2-1. Thiết lập mục tiêu

Ở bước Thiết lập mục tiêu, công ty chọn cả ba tiêu chuẩn và ghi vào phần yêu cầu: "Mục tiêu môi trường lấy từ khía cạnh có ý nghĩa và nghĩa vụ tuân thủ, mục tiêu an toàn và sức khỏe nghề nghiệp lấy từ đánh giá rủi ro an toàn và tham vấn người lao động". Kết quả được đưa vào một sổ duy nhất bằng "Lấy từ 4 Thiết lập mục tiêu" ở thẻ Mục tiêu của Giám sát mục tiêu, kết quả.

Mẹo: Ghi mã khía cạnh, rủi ro an toàn, tham vấn vào ô căn cứ của từng mục tiêu thì khi xem xét của lãnh đạo sẽ tìm được nguồn gốc ngay.

2-2. Phân công nhiệm vụ

Ở bước Phân công nhiệm vụ (R&R), công ty cũng chọn cả ba tiêu chuẩn để nhận 1 bảng R&R, rồi đưa vào bằng "Nhập từ kết quả Phân công nhiệm vụ" ở thẻ Phân công của Sổ chính sách và phân công nhiệm vụ.

Mẹo: Ô chức danh theo luật định chỉ ghi tên chức danh; điều kiện và số người cần bổ nhiệm thì đối chiếu với văn bản pháp luật gốc rồi mới điền.

2-3. Đánh giá rủi ro

Ở bước Đánh giá rủi ro, rủi ro và cơ hội của bối cảnh tổ chức được nhận thành một. Đánh giá khía cạnh môi trường (EA) và đánh giá rủi ro an toàn (HR) có phương pháp khác nhau nên được nhận thành các trang tính riêng. Khía cạnh và rủi ro an toàn được để ở thẻ Đánh giá của Dữ liệu vận hành Giá trị xã hội; trong đó các dòng mức cao được đưa sang "Mục cao của Giá trị xã hội" của Sổ rủi ro, cơ hội và chấm lại theo cùng một thang (khả năng 1~5 × ảnh hưởng 1~5).

Mẹo: Phương pháp đánh giá giữ riêng theo từng tiêu chuẩn, nhưng thang điểm đưa vào sổ thì thống nhất một. Như vậy khi xem xét của lãnh đạo mới so sánh được thứ tự ưu tiên trên một dòng.

2-4. Kiểm soát quá trình, kiểm soát vận hành

Kiểm soát quá trình là bước có ở cả hai hệ nên công ty nhận một kết quả chung cho cả ba tiêu chuẩn. Đặc tính chất lượng và hạng mục kiểm soát môi trường, an toàn hiện trên cùng một bảng, nên phòng Sản xuất dùng ngay thành 1 trang kế hoạch kiểm soát reflow SMT (CP-SMT-01).

Mẹo: Không chia hạng mục kiểm soát của một quá trình ra các tài liệu theo từng tiêu chuẩn, mà đặt cạnh nhau trên một trang với cột "Tiêu chuẩn". Hiện trường chỉ cần xem một trang.

2-5. Quản lý thông tin dạng văn bản

Công ty nhận phương pháp quản lý tài liệu tích hợp bằng bước Quản lý thông tin dạng văn bản, rồi lập một danh mục tài liệu duy nhất ở thẻ "Tài liệu, hồ sơ" của Sổ thiết bị đo lường và tài liệu. Tài liệu mới được đưa lên bằng "Sửa đổi", còn tài liệu bên ngoài như văn bản pháp luật, tiêu chuẩn thì bấm "Đã kiểm tra bản mới nhất" ở thẻ "Tài liệu bên ngoài".

Mẹo: Tài liệu cũ đã hủy bỏ được giữ lại trong danh mục với trạng thái "Hủy bỏ", kèm ngày thu hồi bản sao ở hiện trường.

2-6. Đánh giá nội bộ

Ở bước Đánh giá nội bộ, công ty nhận kế hoạch đánh giá và danh mục kiểm tra theo quá trình, xem cả ba tiêu chuẩn trong một lần. Vào tháng thứ 3, công ty thực hiện một lần đánh giá tích hợp IA-26-01 và ghi 3 phát hiện bằng "Thêm phát hiện" trong Sổ đánh giá nội bộ.

• F-01 (không phù hợp nhẹ): 2 giấy phép bảo trì (ví dụ) không có hồ sơ "xác nhận làm nguội trước khi bảo trì" của CP-SMT-01.
• O-01 (quan sát): Bản sao quy trình chất lượng cũ đã hủy bỏ vẫn còn trên bảng thông báo ở hiện trường sản xuất.
• O-02 (quan sát): Một ô chức danh theo luật định trong bảng R&R còn trống ngày bổ nhiệm và vị trí hồ sơ căn cứ.

Mẹo: Ghi điều khoản của ba tiêu chuẩn cạnh nhau cho một câu hỏi thì không phải đánh giá cùng một hiện trường ba lần. Phân công chuyên gia đánh giá sao cho không ai đánh giá bộ phận của chính mình.

2-7. Xem xét của lãnh đạo

Ở bước Xem xét của lãnh đạo, công ty chọn cả ba tiêu chuẩn và tổ chức một cuộc họp với một biên bản (MR-26-01). Trong Sổ xem xét của lãnh đạo, công ty dùng "Kiểm tra đầu vào" để xác nhận đầu vào còn thiếu và ghi quyết định bằng "Thêm quyết định".

Mẹo: Đầu vào chung chỉ ghi một lần, chỉ bổ sung đầu vào riêng của từng tiêu chuẩn. Nối quyết định vào sổ bằng "Mở hành động khắc phục" thì đầu vào của cuộc họp sau sẽ tự được điền.

2-8. Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Bước Sự không phù hợp và hành động khắc phục được dùng với cả ba tiêu chuẩn, còn hồ sơ đặt trong một Sổ sự không phù hợp, hành động khắc phục duy nhất. Vào tháng thứ 2, công ty chuyển 7 vụ còn mở (ví dụ) từ 3 sổ cũ sang. F-01 của đánh giá nội bộ tích hợp vào từ thẻ "Cần mở" của sổ, còn sự cố suýt xảy ra AM-26-03 (mu bàn tay suýt chạm vào đồ gá nóng ở cửa ra băng tải) vào bằng "Mở hành động khắc phục" ở thẻ "Sự kiện, diễn tập" của dữ liệu vận hành Giá trị xã hội.

Hai vụ được xử lý theo cùng một trình tự: "Bắt đầu phân tích nguyên nhân", "Sang lập biện pháp", "Bắt đầu thực hiện", "Chuyển sang chờ xác nhận", "Phê duyệt kết thúc". Nguyên nhân giống nhau: tiêu chuẩn công việc bảo trì WI-SMT-07 không có bước xác nhận làm nguội và cách cầm nắm đồ gá. Vì vậy công ty sửa WI-SMT-07 và ghi NC-26-01 vào ô "Triển khai ngang" của NC-26-02. Cũng có thể dùng bộ lọc "Tiêu chuẩn" chỉ chọn ISO 45001 để xem riêng các vụ an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Mẹo: Khi chỉ có một sổ, phát hiện đánh giá và sự kiện xuất phát từ cùng một nguyên nhân có thể gộp vào một biện pháp.

3. Những gì giữ lại, không tích hợp

• Quản lý hợp đồng (chất lượng): xem xét yêu cầu khách hàng là việc riêng của chất lượng, gắn với sản phẩm và hợp đồng.
• Quản lý thiết kế và phát triển (chất lượng): các giai đoạn và kiểm tra xác nhận thiết kế sản phẩm là yêu cầu riêng của chất lượng.
• Kiểm soát sản phẩm không phù hợp (chất lượng): việc cách ly và quyết định làm lại sản phẩm theo tiêu chí chất lượng.
• Đánh giá sự tuân thủ (môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp): mỗi văn bản pháp luật có đối tượng đánh giá và hồ sơ khác nhau, nên thực hiện riêng bằng bước Đánh giá sự tuân thủ.
• Chuẩn bị và ứng phó tình huống khẩn cấp (môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp): kịch bản và diễn tập khác nhau tùy theo mối nguy ở hiện trường, nên thực hiện riêng bằng bước Chuẩn bị và ứng phó tình huống khẩn cấp.
• Tham gia, tham vấn và trao đổi thông tin (môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp): sự tham gia và tham vấn của người lao động là yêu cầu riêng của an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, nên thực hiện riêng bằng bước Tham gia, tham vấn và trao đổi thông tin (CM-26-02).

Trên eiso, các việc này cũng là bước chỉ có ở một hệ, nên dù gộp ba tiêu chuẩn thì cũng chỉ dùng tiêu chuẩn của hệ đó (việc riêng của chất lượng là ISO 9001, việc riêng của môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp là ISO 14001 · ISO 45001).

4. Lịch chuyển đổi 3 tháng và kết quả

• Tháng thứ 1: Phê duyệt hệ thống tài liệu tích hợp (1 sổ tay, 21 quy trình), thu hồi tài liệu cũ
• Tháng thứ 2: Chuyển sổ (mục tiêu, R&R, rủi ro, danh mục tài liệu, hành động khắc phục), chuyển 7 hành động khắc phục còn mở
• Tháng thứ 3: Đánh giá nội bộ tích hợp IA-26-01, xem xét của lãnh đạo tích hợp MR-26-01

Việc nhận đánh giá chứng nhận dưới hình thức đánh giá tích hợp tùy theo quy định của tổ chức chứng nhận (cần xác nhận). Kết quả chứng nhận phụ thuộc vào việc vận hành của công ty, và tình huống này không bảo đảm kết quả.

Hãy tự kiểm tra công ty của bạn

• Quý công ty có các quy trình cùng tên nằm riêng theo từng tiêu chuẩn không?
• Một sổ mục tiêu có chứa cùng lúc mục tiêu chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cùng mã căn cứ không?
• Một bảng R&R có ghi cùng lúc trách nhiệm theo ba tiêu chuẩn và chức danh theo luật định không?
• Các dòng mức cao của đánh giá khía cạnh và đánh giá rủi ro an toàn có được đưa vào sổ rủi ro, cơ hội theo cùng một thang không?
• Kế hoạch kiểm soát của một quá trình có chứa hạng mục kiểm soát chất lượng, môi trường, an toàn trên một trang không?
• Quý công ty có xem cả ba tiêu chuẩn trong một lần đánh giá nội bộ và một cuộc họp xem xét của lãnh đạo không?
• Phát hiện đánh giá và sự cố suýt xảy ra có được xử lý theo cùng một trình tự trong cùng một sổ hành động khắc phục không?
• Các quá trình riêng của từng tiêu chuẩn (hợp đồng, thiết kế, sản phẩm không phù hợp, đánh giá sự tuân thủ, khẩn cấp, tham gia và tham vấn) có được giữ riêng không?

Chi phí

• "Soạn bằng AI" ở Soạn tài liệu tích hợp hệ thống quản lý và ở các bước vận hành sẽ thông báo số tiền khi bấm, quý công ty đồng ý thì thanh toán. Quyền sử dụng vận hành cần cho từng tiêu chuẩn. Số tiền xem tại Hướng dẫn chi phí eiso.

Xem thêm

• Câu hỏi gốc: Hỏi Claude cách dùng eiso
• Hỏi đáp
• Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý
• Câu hỏi thường gặp
• Liên hệ về hệ thống quản lý (dịch vụ riêng, tách khỏi eiso)