Hướng dẫn sử dụng eiso
  • Tóm tắt tổng hợp
  • Khi xây dựng e-ISO hầu hết các công ty xem xét một trong các cách sau. Tìm kiếm nhiều nguồn tài nguyên và tổng hợp chúng lại với nhau hoặc có thể thuê một chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp để làm mọi thứ suôn sẻ. Phương pháp đầu tiên có tính hiệu quả về chi phí nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả. Ngược lại, ở lựa chọn thứ hai cần rất nhiều tiền và những bý quyết có được trong khi xây dựng có thể bị lộ ra bên ngoài trong quá trình làm việc cùng với chuyên gia tư vấn.

    Nhưng thời đại đang thay đổi. Ngày nay, bạn có thể xây dựng một hệ thống quản lý với các công cụ trực tuyến tùy chỉnh và áp dụng cùng các công cụ và phương pháp xây dựng để xây dựng eiso. Các công cụ trực tuyến tùy chỉnh cung cấp thông tin và tư vấn tiêu chuẩn cao cần thiết cho các nhà quản lý chính thống và người xây dựng eiso theo từng lĩnh vực. Giảm đáng kể chi phí triển khai trong khi đảm bảo rằng các dự án được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả.

    Chúng tôi khuyến khích mạnh mẽ phương thức tiếp mới để triển khai eiso bằng những điểm mạnh của giải pháp trực tuyến (tiết kiệm chi phí hiệu quả hơn so với tuyển dụng chuyên gia tư vấn, chất lượng cao, mẫu tài liệu có thể được sử dụng ngay lập tức, duy trì kiến thức kinh doanh, hướng dẫn từng bước và hỗ trợ cộng đồng).
  • Giới thiệu
  • Nâng cao danh tiếng là một trong những mục tiêu của tất cả các công ty, đó là mục đích của hệ thống quản lý có thể đạt được khi đạt được sự thịnh vượng kinh tế, bảo vệ môi trường và công bằng xã hội trong tính bền vững. Một trong những lợi ích khác eiso mang đến cho công ty là một trong những công cụ mà sẽ giúp mở rộng thị trường, có được giấy chứng nhận rằng công ty đang nâng cao hình ảnh và thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý khác. Vì những lý do này, ngày càng có nhiều công ty trên khắp thế giới đang thúc đẩy xây dựng hệ thống quản lý, nhưng con đường dẫn đến chứng nhận không phải lúc nào cũng dễ dàng.

    Khi bắt đầu những bước đầu tiên hướng tới chứng chỉ ISO, bạn có thể lúng túng khi thấy nhiều phương pháp tiếp cận khác nhau về cách bắt đầu và hoàn thành để dự án này thành công. Câu hỏi lớn đầu tiên của công ty là kỳ vọng gì từ quá trình xây dựng, cách thực hiện như thế nào và phải bỏ ra bao nhiêu chi phí. Ngay cả trước khi bắt đầu xây dựng dự án, công ty phải làm quen với tiêu chuẩn để có được một ý tưởng về những gì mong đợi ở cuối dự án. Về cơ bản có hai tùy chọn để xây dựng tiêu chuẩn:
    (1) Sử dụng chuyên gia tư vấn, hoặc
    (2) bản thân tự xây dựng theo phương thức DIY (Do-It-Yourself)
    Xây dựng tiêu chuẩn, nhưng cần phải tận dụng tất cả các bí quyết tích luỹ từ bên ngoài.
  • Xây dựng cùng với chuyên gia tư vấn
  • Ưu điểm. Tùy chọn này là thuê chuyên gia tổ chức bên ngoài (thường là chuyên gia tư vấn viên địa phương) có kinh nghiệm về tiêu chuẩn xây dựng. Chuyên gia tư vấn này sẽ phân tích quý công ty, thực hiện việc phỏng vấn và phát triển tài liệu và mọi thứ khác. Về cơ bản, vai trò của chuyên gia tư vấn là xây dựng tiêu chuẩn thay cho quý công ty. Sau đây là những lợi thế của việc sử dụng chuyên gia tư vấn.

    Chuyên gia tư vấn có thể xử lý tất cả công việc nên tiết kiệm thời gian cho các công việc khác.
    Chuyên gia tư vấn có thể xác định các giai đoạn của dự án, những gì cần tránh và những gì cần tập trung vào.
    Tư vấn xem xét và sửa đổi tất cả các tài liệu để đảm bảo tuân thủ hệ thống EISO.
    Chuyên gia tư vấn đưa ra các tiêu chuẩn chứng nhận EISO và cho biết những gì cần chuẩn bị cho chứng nhận.
    Việc tuân thủ được đảm bảo vì các chuyên gia tư vấn của EISO thực hiện kiểm tra trước khi chứng nhận.

    Nhược điểm. Tùy chọn này đòi hỏi phải có nguồn tài chính dồi dào vì không nghi ngờ gì rằng sử dụng chuyên gia tư vấn sẽ đắt tiền. Cần phải có sự chắc chắn tin tưởng vào chuyên gia tư vấn vì sẽ chia sẻ hầu hết các thông tin tư vấn quan trọng của mình (ví dụ: phương pháp cấu thành công ty, quy trình chính và lợi thế cạnh tranh chủ yếu, thành viên quan trọng nhất v.v..). Cuối cùng, bằng cách cho phép người ngoài soạn thảo tài liệu, các thành viên có thể cảm thấy không quen thuộc với tài liệu này. Bởi vì các phong cách và tư duy khác nhau được áp dụng. Vì thế đây là điểm yếu phổ biến nhất của phương pháp tiếp cận này.

    Sự tham gia của chuyên gia tư vấn giỏi là tốn kém khi phải bỏ ra thời gian xem xét trong tổ chức của bạn. Thật không may, chuyên gia tư vấn không tốt chi phí còn nhiều hơn nữa.
    Chuyên gia tư vấn hiện trường có thể xác định điểm yếu của bản thân công ty, biết được chiến lược và dễ dàng truy cập thông tin mật của công ty.
    Vào cuối dự án chuyên gia tư vấn rời công ty và có được tất cả các tri thức chuyên môn. Các thành viên không hiểu phương pháp duy trì quản lý tài liệu và ngưng sử dụng và kết cục là từ bỏ tất cả các tài liệu mà đã chi trả.
    Chi phí tư vấn thường được cố định và bao gồm tổng chi phí dự án. Ngay cả khi quý công ty không thích công việc đó trong tương lai, nhưng có thể quý công sẽ phải trả tiền cho dịch vụ như thế.
  • Xây dựng DIY (Do-It-Yourself)
  • Quyết định xây dựng tiêu chuẩn của riêng mình về cơ bản có nghĩa là dựa vào kiến thức và năng lực của các thành viên. Trong tùy chọn này, các thành viên phải thực hiện tất cả các công việc phân tích, thực hiện tất cả các cuộc phỏng vấn, soạn thảo tài liệu v.v.. Điều này nghe có vẻ khủng khiếp, vì vậy thành công cuối cùng có thể không được đảm bảo. Tuy nhiên, hướng dẫn dọc theo con đường này và chứng chỉ được du lịch một cách an toàn thì có một giải pháp trực tuyến.

    Cách tiếp cận này có thể không phù hợp với mọi doanh nghiệp mọi lúc, và có thể không phải lúc nào cũng hiệu quả. Có rất ít giải pháp có thể làm mọi thứ. Eiso là một công cụ hữu ích để hoàn thành hiệu quả việc xây dựng hệ thống quản lý ISO mà không cần phải có giá cao hay căng thẳng nặng nề.

    Ưu điểm. Đây có lẽ là lựa chọn hiệu quả nhất về mặt chi phí vì các công cụ trực tuyến rẻ hơn nhiều so với việc thuê chuyên gia tư vấn tại hiện trường. Người ngoài không thể biết được các quá trình hay tài liệu nội bộ vì đã được ngăn ngừa phải duy trì tính bí mật của thông tin nhạy cảm. Cuối cùng, việc viết các tài liệu của riêng mình sẽ làm tăng sự sẵn sàng của các thành viên để thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Các lợi ích bổ sung của phương pháp này bao gồm:

    Công cụ trực tuyến có thể sử dụng được với tất cả mọi người và có thể có trải nghiệm rộng lớn hơn vì nhận được phản hồi từ tất cả khách hàng.
    Tất cả cấc tri thức được bảo quản trong nội bộ tổ chức. Các thành viên duy trì quản lý tài liệu, cải tiến, thường xuyên nắm bắt phương pháp sử dụng.
    Chỉ thanh toán cho những gì cần thiết.

    Nhược điểm. Các thành viên phải nỗ lực rất nhiều so với trước về việc xây dựng vì phải tìm hiểu nên lựa chọn này cần nhiều thời gian để xây dựng tiêu chuẩn do đó sẽ mất nhiều yếu tố thời gian hơn. Ngoài ra, nếu các thành viên đang bị áp đảo hoàn toàn bởi dự án khác và không có thời gian làm công việc mới thì lựa chọn này có thể là vấn đề.
  • Phương pháp xây dựng nào là phù hợp nhất?
  • Phương pháp xây dựng EISO tùy thuộc vào tình hình vốn của mỗi khách hàng. Do đó, chúng tôi cung cấp hướng dẫn nhanh về các tùy chọn để giúp bạn quyết định phương pháp nào là tốt nhất.
    Trường hợp giống như dưới đây xin hãy sử dụng chuyên gia tư vấn.

  • Sử dụng chuyên gia tư vấn.

    Thời gian là mối quan tâm quan trọng. Nếu sử dụng chuyên gia tư vấn trong thời gian ngắn có thể thành công được.

    Trong khi xây dựng dự án không ai phải chia thời gian. Chuyên gia tư vấn có thể thực hiện vai trò đó.

    Chi phí không phải là một mối quan tâm lớn.

    • Nếu đảm bảo được tiêu chuẩn cao nhất của chuyên gia tư vấn. Thì đó là phương pháp tốt nhất để mang lại giá trị vượt trội.

  • Trực tiếp tự thiết lập.

    Có đầy đủ thời gian để đưa vào dự án.

    Muốn giảm chi phí xây dựng.

    Có thời gian rảnh, nhưng không muốn ảnh hưởng quá mức đến cuộc sống hàng ngày của mọi người.

    Muốn duy trì trong nội bộ kiến thức về việc xây dựng EISO.

  •  Tuy nhiên, trực tiếp thiết lập hệ thống quản lý nhưng nếu chuyên gia tư vấn tham gia vào một phần có thể chia sẻ được điểm mạnh của cả 2 lựa chọn trên.
     Tại e-ISO chúng tôi bồi dưỡng cho các chuyên gia và sẽ xây dựng hệ thống quản lý phù hợp với tình hình của quý công ty.
  • Kết luận
  • Trước đây phương pháp thành công nhất để xây dựng tiêu chuẩn ISO là thuê chuyên gia tư vấn, nhưng bây giờ được mở rộng thêm các tùy chọn có thể sử dụng. Thay vì tìm kiếm thông tin cần thiết từ nhiều nguồn trực tuyến, giờ đây có thể sử dụng một dịch vụ trực tuyến chuyên dụng.
    Với sự ra đời của những công cụ trực tuyến mới này, chúng tôi đã tạo ra giải pháp quản lý tài liệu được thực hiện đầu tiên ở Hàn Quốc.
    Điều quan trọng là chọn chiến lược phù hợp nhất với yêu cầu của mình trước khi bắt đầu quá trình triển khai. Quan trọng hơn, nó phụ thuộc vào tình hình cụ thể của quý công ty. Trong một số trường hợp, việc thuê chuyên gia tư vấn có thể là lựa chọn tốt nhất.
    Đối với nhiều công ty, giải pháp quản lý tài liệu e-ISO là một công cụ trực tuyến mới đang cung cấp một lựa chọn hấp dẫn khác.
    Một điều không nghi ngờ là các giải pháp trực tuyến đang mở rộng trên toàn cầu và được chứng minh là một lựa chọn thay thế cho các lựa chọn khả thi khi xây dựng tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO và có thể là các công cụ hữu ích để xây dựng hệ thống quản lý của quý công ty.

    Cho dù bạn đang sử dụng chuyên gia tư vấn hay tự xây dựng hệ thống quản lý của riêng mình, e-ISO chắc chắn sẽ là một công cụ hữu ích cho quý công ty.

    Xin cảm ơn.