• Khi xây dựng hệ thống quản lý ISO, hầu hết các công ty cân nhắc một trong hai cách sau: tự tìm và tổng hợp hàng chục nguồn tài liệu rời rạc, hoặc thuê chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp. Cách thứ nhất tốn ít chi phí nhưng không phải lúc nào cũng mang lại kết quả.
    Cách thứ hai tốn nhiều chi phí, và bí quyết tích lũy trong quá trình xây dựng có thể rời khỏi công ty cùng với chuyên gia tư vấn.

    Nhưng giờ đây tình hình đã khác. Khi dùng AI, quý công ty được hỗ trợ giải quyết dễ dàng nhiều vấn đề trong quản lý thông tin dạng văn bản, như khó khăn khi soạn thảo tài liệu, nhầm lẫn bản có hiệu lực, ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn và quản lý hồ sơ phân tán. Có thể xây dựng hệ thống quản lý ISO bằng công cụ trực tuyến được thiết kế riêng; công cụ này cung cấp tại một nơi những thông tin và lời khuyên mà người phụ trách xây dựng cần.
    Chi phí xây dựng cũng có thể giảm đáng kể.

    Giải pháp trực tuyến tiết kiệm chi phí hơn so với thuê chuyên gia tư vấn. Quý công ty có thể dùng ngay các mẫu tài liệu chất lượng tốt, hướng dẫn từng bước và sự hỗ trợ của cộng đồng, đồng thời kiến thức nghiệp vụ được giữ lại trong công ty. Chúng tôi khuyến nghị cách tiếp cận mới này để xây dựng hệ thống quản lý ISO.
  • Hai lựa chọn để xây dựng hệ thống quản lý
  • Có được danh tiếng tốt là mục tiêu của mọi công ty. Xét về tính bền vững, danh tiếng có được khi công ty đạt được sự thịnh vượng kinh tế, bảo vệ môi trường và công bằng xã hội. Chứng nhận ISO là bằng chứng cho thấy công ty đáp ứng yêu cầu của khách hàng và yêu cầu pháp luật, nhờ đó có thể giúp nâng cao hình ảnh và mở rộng thị trường. Vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp trên thế giới xây dựng hệ thống quản lý, nhưng con đường đến chứng nhận không phải lúc nào cũng dễ dàng.

    Khi lần đầu chuẩn bị chứng nhận ISO, quý công ty có thể thấy lúng túng vì có nhiều cách để bắt đầu và hoàn thành dự án. Câu hỏi đầu tiên của công ty thường là nên kỳ vọng gì từ việc xây dựng, cần làm như thế nào và tốn bao nhiêu chi phí. Trước khi bắt đầu, công ty cần tìm hiểu tiêu chuẩn để hình dung được kết quả cuối cùng. Về cơ bản, có hai cách để xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn:
    (1) Sử dụng chuyên gia tư vấn, hoặc
    (2) tự xây dựng theo phương thức DIY (Do-It-Yourself)
    Dù theo cách nào, đều cần tích cực tận dụng bí quyết đã tích lũy từ bên ngoài.
    • Cách 1Xây dựng DIY do người phụ trách triển khai chủ động thực hiện
    • Cách 2Xây dựng với sự hỗ trợ của chuyên gia tư vấn bên ngoài

    ※ Với cả hai cách, sự tham gia tích cực của nhân viên là yếu tố then chốt dẫn đến thành công.

  • Xây dựng DIY (Do-It-Yourself)
  • Tự xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn nghĩa là dựa vào kiến thức và năng lực của các thành viên. Với cách này, các thành viên phải tự làm toàn bộ việc phân tích hiện trạng, phỏng vấn và soạn thảo tài liệu nên gánh nặng lớn, và thành công có thể không được bảo đảm.
    Dù vậy, quý công ty có thể dùng công cụ trực tuyến cho phép xem các yêu cầu của tiêu chuẩn và ví dụ tài liệu tại một nơi (không bảo đảm đạt chứng nhận).

    Cách này không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi công ty, và hầu như không có giải pháp nào giải quyết được mọi việc. eiso là công cụ giúp hoàn thành hiệu quả việc xây dựng hệ thống quản lý ISO mà không tốn chi phí cao hay tạo gánh nặng lớn.

    Ưu điểm. Công cụ trực tuyến rẻ hơn nhiều so với việc có chuyên gia tư vấn tại hiện trường, nên đây có lẽ là cách ít tốn kém nhất. Người bên ngoài không cần xem các quá trình hay tài liệu nội bộ, nên thông tin nhạy cảm được giữ bí mật.
    Ngoài ra, khi tự soạn tài liệu của mình, các thành viên sẵn sàng hơn để đón nhận những thay đổi cần thiết. Các lợi ích khác của cách này như sau.

    Chức năng AI dựa trên kho tri thức do Agent tổng hợp và tài liệu sửa đổi tiêu chuẩn quốc tế, nên soạn bản nháp từ căn cứ rộng hơn kinh nghiệm của một người phụ trách (dữ liệu của quý công ty không dùng để huấn luyện AI).
    Mọi kiến thức được giữ lại trong tổ chức. Các thành viên học được cách duy trì, cải tiến tài liệu và sử dụng chúng trong công việc hằng ngày.
    Chỉ thanh toán chức năng cần dùng, vào lúc dùng (không thanh toán trước).

    Nhược điểm. Các thành viên phải hiểu cách xây dựng và bỏ nhiều công sức, nên mất nhiều thời gian. Nếu các thành viên đang quá tải với các dự án khác và không có thời gian cho công việc mới, cách này sẽ khó thực hiện.
  • Xây dựng cùng với chuyên gia tư vấn
  • Ưu điểm. Cách này là thuê một chuyên gia bên ngoài (thường là chuyên gia tư vấn trong nước) đã có kinh nghiệm xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn. Chuyên gia tư vấn sẽ phân tích quý công ty, thực hiện phỏng vấn, soạn tài liệu và làm mọi việc khác.
    Về cơ bản, chuyên gia tư vấn xây dựng hệ thống thay cho quý công ty. Thuê chuyên gia tư vấn có những lợi ích sau.

    Chuyên gia tư vấn đảm nhận công việc nên các thành viên có thể dành thời gian cho việc khác.
    Chuyên gia tư vấn có thể xác định các giai đoạn của dự án, những gì cần tránh và những gì cần tập trung vào.
    Chuyên gia tư vấn xem xét và chỉnh sửa toàn bộ tài liệu để xác nhận việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
    Chuyên gia tư vấn có thể đưa ra tiêu chí chứng nhận ISO và cho biết những gì cần chuẩn bị cho chứng nhận.
    Chuyên gia tư vấn có thể kiểm tra trước khi chứng nhận (không bảo đảm kết quả đánh giá chứng nhận).

    Nhược điểm. Chuyên gia tư vấn có chi phí cao nên đây là cách tốn kém nhất. Ngoài ra, quý công ty phải chia sẻ gần như mọi thông tin quan trọng như cách tổ chức công ty, các quá trình chính, lợi thế cạnh tranh và những thành viên chủ chốt, nên cần tin tưởng chuyên gia tư vấn rất nhiều.
    Cuối cùng, khi người ngoài soạn thảo tài liệu, văn phong và cách tư duy khác biệt có thể khiến các thành viên thấy tài liệu xa lạ. Đây là điểm yếu phổ biến nhất của cách này.

    Chi phí cao nếu tính cả thời gian làm việc tại cơ sở. Khi chọn chuyên gia tư vấn, vui lòng kiểm tra kỹ kinh nghiệm trong ngành và phạm vi hỗ trợ.
    Chuyên gia tư vấn tại hiện trường sẽ biết điểm yếu và chiến lược của quý công ty, đồng thời dễ dàng tiếp cận thông tin mật của công ty.
    Sau khi dự án kết thúc, nếu cách duy trì và quản lý tài liệu không được giữ lại trong công ty, tài liệu đã tốn tiền để làm có thể không còn được sử dụng. Điều quan trọng là các thành viên cùng tham gia để nắm được cách duy trì.
    Phí tư vấn thường cố định và bao gồm toàn bộ chi phí dự án. Ngay cả khi sau này không hài lòng với kết quả, nhiều khả năng quý công ty vẫn phải trả phí dịch vụ.
  • Phương pháp xây dựng nào là thích hợp?
  • Phương pháp xây dựng hệ thống quản lý ISO khác nhau tùy theo tình hình của mỗi công ty. Dưới đây là hướng dẫn ngắn để giúp quý công ty quyết định phương pháp nào phù hợp.
    Xin hãy chọn phương pháp phù hợp với tình hình của quý công ty trong các trường hợp sau.

  • Xây dựng DIY

    Có đủ thời gian để dành cho dự án.

    Muốn giảm chi phí xây dựng.

    Có thời gian rảnh, nhưng không muốn ảnh hưởng quá nhiều đến công việc hằng ngày của mọi người.

    Muốn giữ lại trong nội bộ kiến thức về việc xây dựng hệ thống quản lý ISO.

  • Xây dựng cùng với chuyên gia tư vấn

    Thời gian là mối quan tâm quan trọng. Nếu thuê chuyên gia tư vấn, quý công ty có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị.

    Không có ai có thể dành thời gian cho dự án xây dựng. Chuyên gia tư vấn có thể đảm nhận vai trò đó.

    Chi phí không phải là một mối quan tâm lớn.

    Nếu có được chuyên gia tư vấn hàng đầu, đây là cách mang lại giá trị lớn nhất.

    ※ Trong các tính năng AI của eiso, Agent không soạn thảo hay xem xét một cách thủ công tài liệu của từng công ty. Nếu cần hỗ trợ xây dựng, duy trì và đào tạo, quý công ty có thể gửi yêu cầu riêng, ngoài eiso, tại Liên hệ về hệ thống quản lý (việc đánh giá chứng nhận do tổ chức chứng nhận mà quý công ty lựa chọn thực hiện độc lập).

  • Tích cực sử dụng chế độ đánh giá sơ bộ khi chứng nhận ISO
  • Tùy tổ chức chứng nhận, quý công ty có thể được đánh giá sơ bộ (đánh giá tùy chọn khi khách hàng mong muốn) trước lần đánh giá chứng nhận lần đầu. Số ngày đánh giá sơ bộ được thỏa thuận với khách hàng, và tổ chức chứng nhận có thể đặt tiêu chuẩn nội bộ là không quá 1/2 số ngày đánh giá chứng nhận lần đầu. Đánh giá sơ bộ là chế độ cho phép quý công ty được chuyên gia đánh giá kiểm tra trước khi đánh giá chính thức, xem hệ thống quản lý đã đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và sẵn sàng cho chứng nhận hay chưa.
    Chúng tôi mong các tổ chức đang chuẩn bị chứng nhận ISO tích cực sử dụng chế độ này.

    Biết trước những điểm còn thiếu trước đánh giá chính thức, giúp giảm sự không phù hợp trong lần đánh giá chứng nhận lần đầu và tiết kiệm thời gian, chi phí chuẩn bị.
    Được chuyên gia đánh giá giàu kinh nghiệm kiểm tra khách quan hệ thống quản lý của công ty mình.
    Dù xây dựng theo cách DIY hay cùng chuyên gia tư vấn, đây là cơ hội kiểm tra thêm một lần trước khi chứng nhận.

    Agent cũng khuyến khích tích cực sử dụng đánh giá sơ bộ. Khi dùng các tính năng của eiso để phản ánh những điểm cần bổ sung được phát hiện trong đánh giá sơ bộ của tổ chức chứng nhận mà quý công ty lựa chọn, quý công ty có thể hoàn thiện hệ thống quản lý xây dựng bằng eiso cho phù hợp với công ty mình.
    Mong quý công ty tận dụng chế độ này để xây dựng hệ thống quản lý và đạt chứng nhận với chi phí tiết kiệm mà vẫn được chuyên gia kiểm tra.

    ※ Đánh giá sơ bộ không phải là tư vấn và không bảo đảm kết quả chứng nhận. Quý công ty tự thực hiện việc bổ sung. Số ngày, số lần và chi phí đánh giá sơ bộ do tổ chức chứng nhận quyết định và thỏa thuận với tổ chức đăng ký (IAF MD 5, chuẩn quốc tế về thời gian đánh giá, không quy định số ngày đánh giá sơ bộ; một số tiêu chuẩn như IATF 16949 có quy tắc chứng nhận riêng). Về cách đăng ký, xin liên hệ tổ chức chứng nhận mà quý công ty lựa chọn.
  • Kết luận
  • Trước đây phương pháp thành công nhất để xây dựng tiêu chuẩn ISO là thuê chuyên gia tư vấn, nhưng bây giờ được mở rộng thêm các tùy chọn có thể sử dụng.
    Thay vì tìm kiếm thông tin cần thiết từ nhiều nguồn trực tuyến, giờ đây có thể sử dụng một dịch vụ trực tuyến chuyên dụng theo hình thức một cửa (one-stop).
    Theo xu hướng này, Agent đã tạo ra nền tảng hệ thống quản lý ISO ứng dụng AI eiso có thể dùng trong thực tế.
    Điều quan trọng là chọn chiến lược phù hợp nhất với yêu cầu của mình trước khi bắt đầu quá trình triển khai. Quan trọng hơn, nó phụ thuộc vào tình hình cụ thể của quý công ty.
    Trong một số trường hợp, việc thuê chuyên gia tư vấn có thể là lựa chọn tốt nhất.
    Nền tảng hệ thống quản lý ISO ứng dụng AI eiso mong mang đến cho nhiều công ty thêm một lựa chọn.
    Một điều không nghi ngờ là các giải pháp trực tuyến đang mở rộng trên toàn cầu và được chứng minh là một lựa chọn thay thế khả thi khi xây dựng tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO và có thể là các công cụ hữu ích để xây dựng hệ thống quản lý của quý công ty.
    Cho dù bạn đang sử dụng chuyên gia tư vấn hay tự xây dựng hệ thống quản lý của riêng mình, eiso chắc chắn sẽ là một công cụ hữu ích cho quý công ty.

    Giờ đây, việc xây dựng và vận hành hệ thống quản lý cũng cần ứng dụng AI. Khi sử dụng AI, có thể soạn bản nháp tài liệu phù hợp với ngành nghề và quy mô, tích hợp và phân tích khác biệt tài liệu hiện có, ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn, soạn giáo trình, kiểm tra hồ sơ thực hiện và chuẩn bị đánh giá nội bộ · xem xét của lãnh đạo một cách nhanh chóng và nhất quán; nhờ đó giảm thời gian và nhân lực, tổ chức có thể tập trung hơn vào việc nâng cao kết quả của hệ thống quản lý.
    Dù sử dụng chuyên gia tư vấn hay tự xây dựng, cần tích cực tận dụng những lợi ích của việc ứng dụng AI.
    eiso được xây dựng chính theo định hướng này. Đây là nền tảng kết hợp các tính năng AI AX và quản lý thông tin dạng văn bản (thư mục lưu trữ của quý công ty, không gian làm việc của công ty, sổ dữ liệu vận hành) trên nền tảng tri thức của Agent (hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn · kho tư liệu (Thu thập thông tin) · tài sản tri thức), trong đó bản nháp do AI tạo ra được quý công ty xem xét · phê duyệt và vận hành thành hồ sơ.

    Nếu tự xây dựng, quý công ty có thể nhận bản nháp bằng các tính năng AI của eiso (Tìm tài liệu liên quan ISO · Soạn giáo trình, giáo án · Soạn tài liệu hệ thống quản lý · Soạn tài liệu tích hợp hệ thống quản lý · Ứng phó sửa đổi tiêu chuẩn · Soạn tài liệu riêng lẻ · 20 bước vận hành (hai nhánh) hệ thống quản lý; Vận hành hệ thống quản lý ICT (ISO/IEC 42001 · 27001, 16 bước)) và tiến hành theo trình tự công ty tiêu biểu đã làm trong Ví dụ xây dựng hệ thống quản lý.
    Việc quyết định và hoàn thiện do quý công ty thực hiện; kết quả AI là bản nháp tham khảo.

    Xin cảm ơn.