Đây là kịch bản giả định dùng cho mục đích đào tạo. Công ty, con người và số liệu đều là ví dụ hư cấu. Tên màn hình và cách hoạt động theo eiso tháng 11 năm 2026.

Tình huống hôm nay

Công ty Đặng Văn P sản xuất chi tiết dập, gia công kim loại tấm và khuôn. Công ty có 58 nhân viên (ví dụ) và chỉ vận hành ISO 9001. Trưởng phòng chất lượng làm đúng theo PPT hướng dẫn từng bước (30 trang) trong Hướng dẫn vận hành để tạo thư mục trên máy tính của công ty. Làm xong theo hình ở Bước 7, thư mục còn lại như sau.

Thư mục lưu trữ eiso
└ Chất lượng_ISO 9001
  ├ 00_Tài liệu
  ├ Bối cảnh tổ chức › Biểu mẫu · Hồ sơ
  ├ Đánh giá rủi ro › Biểu mẫu · Hồ sơ
  └ Xác định yêu cầu pháp luật · Thiết lập mục tiêu · Đánh giá nội bộ · Xem xét của lãnh đạo (cùng dạng)

Chỉ có sáu thư mục bước nên các tài liệu khác không có chỗ để. Nhật ký sản xuất của 3 dây chuyền dập, yêu cầu của 2 khách hàng, phiếu hiệu chuẩn thiết bị đo và hồ sơ của 3 năm đều dồn vào một chỗ là "Bối cảnh tổ chức › Hồ sơ". Vì vậy khi dùng bước Sản xuất và cung cấp dịch vụ trong eiso, tài liệu của bước khác lẫn vào hoặc thiếu hồ sơ của dây chuyền cần xem.

Trưởng phòng chất lượng muốn biết hai điều.

Tạo thêm thư mục không có trong hình thì eiso có đọc không? Có thể thêm thư mục (dây chuyền, khách hàng, năm) vào giữa các thư mục không?
Muốn dùng tài liệu đã chia như vậy thì ghi vào ô Yêu cầu thế nào?

Cả hai đều được. Dưới đây là quá trình Công ty Đặng Văn P sắp xếp lại thư mục và soạn prompt cho ô Yêu cầu trong hai tuần.

1. Cách eiso đọc thư mục công ty

Chỉ cần chọn một lần thư mục gốc ở dòng 「Thư mục công ty」 của trang Vận hành hệ thống quản lý, eiso sẽ duyệt mọi thư mục bên dưới và chỉ đọc trong trình duyệt này. Không tải lên đâu cả. Hình trong PPT hướng dẫn chỉ là ví dụ để bắt đầu, số thư mục không bị giới hạn.

Điều quan trọng là dòng thứ tư. Tệp nằm dưới thư mục mang tên bước thì đường dẫn khớp từ khóa và được điểm. Tên tệp như "L1_thang10.xlsx" không có từ khóa của bước, nhưng nằm trong thư mục "Sản xuất và cung cấp dịch vụ" thì vẫn được tính là tài liệu của bước đó. Ngược lại, tệp để trong thư mục không mang tên bước (ví dụ "Tai lieu chung") mà tên tệp cũng không có từ khóa thì không bước nào chọn.

2. Thêm thư mục bước theo đúng tên trên màn hình

Trưởng phòng chất lượng tạo thư mục cho cả 23 bước hiện ra trong danh sách bước vận hành khi chọn ISO 9001. Sao chép "Bối cảnh tổ chức" rồi chỉ đổi tên như trong PPT hướng dẫn thì "Biểu mẫu" và "Hồ sơ" bên trong cũng được tạo theo. Không đánh số, đặt tên giống tên bước trên màn hình.

Các tệp dồn trong "Bối cảnh tổ chức › Hồ sơ" được chuyển sang các thư mục này. Phiếu hiệu chuẩn sang Quản lý thiết bị đo lường, nhật ký sản xuất sang Sản xuất và cung cấp dịch vụ, yêu cầu khách hàng và tài liệu đơn hàng sang Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ, phiếu kết quả kiểm tra đầu vào và xuất hàng sang Phát hành sản phẩm và dịch vụ, danh mục bản vẽ khuôn sang Quản lý bản vẽ.

3. Thêm thư mục vào giữa các thư mục

Bên dưới "Hồ sơ" của thư mục bước, công ty thêm các thư mục đặt tên tự do. Vì phía trên đã có thư mục bước nên tên thư mục bên dưới không cần từ khóa của bước.

Chất lượng_ISO 9001
└ Sản xuất và cung cấp dịch vụ
  ├ Biểu mẫu
  └ Hồ sơ
    ├ 2025
    │ ├ L1_800T
    │ ├ L2_400T
    │ └ L3_Lientuc
    └ 2026
      ├ L1_800T
      ├ L2_400T
      └ L3_Lientuc
          ├ KH-A_Giado
          └ KH-B_Vo

Nhờ có thư mục năm, không cần ghi gì thêm eiso cũng chỉ dùng tệp trong thư mục 2026. Chỉ khi muốn so sánh với năm trước mới cần ghi điều kiện. Công ty dùng bốn quy tắc khi chia thư mục.

• Thư mục bước luôn ở trên. Đưa thư mục dây chuyền, khách hàng lên trên thư mục bước thì mất điểm đường dẫn.
• Ghi năm bằng số như 2025, 2026 trong tên thư mục hoặc tên tệp.
• Đặt tên dây chuyền, khách hàng, sản phẩm giống từ sẽ ghi trong điều kiện, viết liền một từ (ví dụ L3, KH-A).
• Mỗi bước dùng tối đa 16 tệp. Gộp nhật ký một tháng thành một tệp theo tháng thay vì 30 tệp theo ngày thì đưa vào được nhiều thời kỳ hơn.

4. Thu hẹp phạm vi bằng Điều kiện của yếu tố đầu vào

Ô 「Điều kiện」 trong nhóm ① Yếu tố đầu vào bên dưới bước vận hành quyết định chọn tệp nào. Công ty Đặng Văn P đã ghi như sau.

Ô điều kiện tìm riêng từng từ cách nhau bằng dấu cách và bỏ qua từ một ký tự. Vì vậy công ty không ghi "Dây chuyền 3" (từ "Dây chuyền" khớp mọi dây chuyền, còn "3" bị bỏ qua) mà ghi "L3" giống tên thư mục. Lúc đầu công ty không biết rằng ghi từ mà không ghi năm thì quy tắc chỉ lấy năm mới nhất bị tắt, nên ghi "L3" và hồ sơ 2025 bị lẫn vào. Từ đó công ty luôn ghi cả năm. Đổi điều kiện thì eiso thu thập lại tài liệu mà không cần chọn lại thư mục công ty. Tệp đã đưa vào và điểm được kiểm tra bằng cách mở 「Tệp đã đưa vào (theo mức độ liên quan)」. Nếu thiếu tệp mong muốn thì sửa vị trí hoặc tên thư mục trước.

5. Soạn prompt cho ô Yêu cầu

Điều kiện quyết định đọc gì, còn ô Yêu cầu quyết định dùng tài liệu đã đọc để làm gì và làm thế nào. Ở bước Sản xuất và cung cấp dịch vụ, trưởng phòng chất lượng ghi từng ý một dòng vào ô 「Soạn prompt」 bên trái.

Chia hồ sơ L3 theo khách hàng A và khách hàng B
So sánh tỷ lệ lỗi 2025 và 2026 theo từng dây chuyền
Tìm những ngày thiếu hồ sơ kiểm tra sản phẩm đầu tiên sau khi thay khuôn
Các hạng mục cần sửa kế hoạch kiểm soát thì lập bảng riêng

Bấm 「Soạn prompt」, eiso xem cùng tiêu chuẩn, bước và điều kiện đã chọn ở trên rồi sắp xếp thành mục đích, phạm vi, nội dung bắt buộc, bố cục và hình thức tài liệu, điều cần tránh, điều cần xác nhận. Bản đầu thiếu giải thích "dây chuyền" là gì nên công ty dùng 「Thêm ý kiến và soạn lại」 để thêm "L1 dập đơn 800 tấn, L2 dập đơn 400 tấn, L3 khuôn liên tục". Công ty phê duyệt bản thứ hai và bấm 「Đưa nội dung này vào ô yêu cầu」. Prompt chưa phê duyệt thì không vào ô Yêu cầu.

Phần đầu của yêu cầu đã phê duyệt như sau.

Mục đích: kiểm tra tình trạng kiểm soát từng dây chuyền bằng hồ sơ Sản xuất và cung cấp dịch vụ năm 2026.
Phạm vi: L1, L2, L3 trong Hồ sơ › 2025 và 2026; L3 chia theo giá đỡ khách hàng A và vỏ khách hàng B.
Nội dung bắt buộc: so sánh tỷ lệ lỗi hai năm theo dây chuyền, ngày thiếu kiểm tra sản phẩm đầu tiên sau thay khuôn, hạng mục đề xuất sửa kế hoạch kiểm soát.
Bố cục và hình thức: mỗi dây chuyền một bảng, đề xuất sửa đổi lập bảng riêng.
Điều cần xác nhận: ngày và số liệu không có trong hồ sơ thì không tự đặt ra mà ghi cần xác nhận.

Để trống ô Yêu cầu thì eiso vẫn thực hiện theo yêu cầu của ISO 9001. Ô Yêu cầu là nơi cho AI biết mục đích chia thư mục, nên thư mục chia càng chi tiết thì hiệu quả càng lớn.

6. Kết quả và lưu trữ

Phần ④ Đầu ra chọn Excel. Hình thức đã chọn được giữ ở các bước khác. Bấm 「Tải xuống và lưu vào thư mục trên máy tính」 bên dưới kết quả thì tệp được lưu vào Thư mục lưu trữ eiso › Vận hành hệ thống quản lý › Sản xuất và cung cấp dịch vụ › Kết quả. Thư mục Kết quả do eiso tạo nên công ty không tạo trước. Thư mục bước công ty tạo (dưới Chất lượng_ISO 9001) chứa bản gốc và hồ sơ, thư mục eiso tạo chứa kết quả, hai bên không lẫn vào nhau.

Theo cùng cách, Quản lý thiết bị đo lường được chia thành "Hồ sơ › Phong do · Hien truong", Đánh giá nội bộ thành "Hồ sơ › 2026 nửa đầu năm · nửa cuối năm".

7. Tiêu chuẩn khác cũng làm theo cùng cách

Công ty Đặng Văn P chỉ vận hành ISO 9001, nhưng cách này dùng được y như vậy cho tiêu chuẩn khác. Đặt các thư mục tiêu chuẩn cạnh nhau, bên trong tạo thư mục bước đúng tên trên màn hình, rồi chia bên dưới "Hồ sơ" theo nhu cầu.

Tên thư mục tiêu chuẩn cần có từ chỉ lĩnh vực hoặc số tiêu chuẩn (chất lượng, 9001; môi trường, 14001; an toàn, 45001; năng lượng, 50001...). Dù chọn cả Thư mục lưu trữ eiso làm thư mục công ty, đường dẫn chỉ ghi tiêu chuẩn khác bị trừ 3 điểm mức liên quan nên hồ sơ môi trường không lẫn vào bước của ISO 9001. Thư mục tích hợp có cả hai tiêu chuẩn trong tên nên được đọc chung khi vận hành hai tiêu chuẩn đó. Điều kiện và prompt cho ô Yêu cầu cũng dùng theo cùng cách cho từng tiêu chuẩn.

Hãy tự kiểm tra công ty mình

• Mỗi bước vận hành đã có thư mục cùng tên với màn hình chưa?
• Thư mục dây chuyền, khách hàng, năm có nằm dưới thư mục bước không?
• Năm có được ghi bằng số trong tên thư mục hoặc tên tệp không?
• Tệp dùng cho một bước đã được gộp để không quá 16 tệp chưa?
• Từ trong ô điều kiện có giống tên thư mục và viết liền một từ không?
• Ô Yêu cầu đã ghi mục đích chia thư mục (so sánh, phân loại, tìm chỗ thiếu) chưa?
• Tên thư mục của tiêu chuẩn khác có từ chỉ lĩnh vực hoặc số tiêu chuẩn chưa?

Chi phí

• 「Soạn bằng AI」 ở các bước vận hành hệ thống quản lý sẽ hiển thị số tiền khi bấm, đồng ý thì thanh toán. Mỗi tiêu chuẩn cần một quyền sử dụng vận hành. Xem số tiền tại Hướng dẫn chi phí eiso. Tạo thư mục là việc làm trên máy tính của công ty nên không mất phí; soạn prompt dùng được khi đăng nhập mà không thanh toán riêng (có giới hạn số lần mỗi ngày).

Xem thêm

• Hướng dẫn vận hành hệ thống quản lý
• Tải PPT hướng dẫn từng bước (30 trang)
• Đánh giá rủi ro
• Hỏi và đáp