본 사례는 교육 목적의 가상 시나리오입니다. 회사·사람·수치는 모두 지어낸 예시입니다. 화면 이름과 동작은 2026년 11월 eiso 기준입니다.

오늘의 상황

장영실(주)는 프레스·판금 부품과 금형을 만드는 회사입니다. 직원은 58명(예시)이고 ISO 9001 하나만 운영합니다. 품질팀장은 운영 안내의 따라 하기 PPT(30장)를 그대로 따라 귀사 컴퓨터에 폴더를 만들었습니다. 따라 하기 7장의 그림대로 만들고 나니 폴더는 이렇게 남았습니다.

eiso 보관 폴더
└ 품질_ISO 9001
  ├ 00_문서
  ├ 조직상황 › 서식 · 기록
  ├ 리스크평가 › 서식 · 기록
  └ 법규파악 · 목표수립 · 내부심사 · 경영검토 (같은 모양)

단계 폴더가 여섯 개뿐이라 나머지 자료는 갈 곳이 없었습니다. 프레스 3개 라인의 작업일지, 고객 2곳의 요구사항, 계측기 교정 성적서, 3년 치 기록이 모두 "조직상황 › 기록" 한 곳에 쌓였습니다. 그래서 eiso 에서 생산 및 서비스 제공 단계를 쓰면 다른 단계 자료가 섞여 들어오거나 필요한 라인의 기록이 빠졌습니다.

품질팀장이 알고 싶은 것은 두 가지였습니다.

그림에 없는 폴더를 더 만들어도 eiso 가 읽습니까? 폴더 사이에 폴더(라인·고객·연도)를 더 넣어도 됩니까?
그렇게 나눈 자료를 어떻게 쓰라고 요청사항에 적으면 됩니까?

두 가지 모두 됩니다. 아래는 장영실(주)가 2주 동안 폴더를 다시 짜고 요청사항 프롬프트를 만들어 쓴 과정입니다.

1. eiso 가 회사 폴더를 읽는 방식

경영시스템 운영 쪽의 「회사 폴더」 줄에서 맨 위 폴더를 한 번 지정하면, eiso 는 그 아래 모든 폴더를 이 브라우저 안에서만 훑습니다. 어디에도 올리지 않습니다. 따라 하기 PPT 의 그림은 시작하는 예일 뿐이고, 폴더 수에는 제한이 없습니다.

여기서 중요한 것은 셋째 줄입니다. 파일이 단계 이름 폴더 아래에 있으면 경로에서 낱말이 걸려 점수를 받습니다. 파일 이름이 "라인A_10월.xlsx"처럼 단계 낱말이 없어도 "생산 및 서비스 제공" 폴더 안에 있으면 그 단계 자료로 잡힙니다. 반대로 단계 이름이 없는 폴더(예: "자료모음")에 넣은 파일은 이름에 단계 낱말이 없으면 어느 단계에서도 고르지 않습니다.

2. 단계 폴더를 화면 이름 그대로 더하기

품질팀장은 ISO 9001 을 고르면 운영 단계 목록에 나오는 23단계를 모두 폴더로 만들었습니다. 따라 하기 PPT 에 나온 대로 "조직상황"을 복사해 이름만 바꾸면 안의 "서식"·"기록"도 함께 생깁니다. 번호는 붙이지 않고 화면의 단계 이름과 같게 적었습니다.

"조직상황 › 기록"에 쌓였던 파일은 이 폴더들로 옮겼습니다. 교정 성적서는 계측기관리, 작업일지는 생산 및 서비스 제공, 고객 요구사항과 수주 자료는 제품 및 서비스 요구사항, 수입·출하 검사 성적서는 제품 및 서비스 불출, 금형 도면 목록은 도면관리로 갔습니다.

3. 폴더 사이에 폴더 더하기

단계 폴더 안의 "기록" 아래에는 이름을 자유롭게 붙인 폴더를 더 넣었습니다. 위에 단계 폴더가 있으니 아래 폴더 이름에 단계 낱말이 없어도 됩니다.

품질_ISO 9001
└ 생산 및 서비스 제공
  ├ 서식
  └ 기록
    ├ 2025
    │ ├ 1라인_800톤
    │ ├ 2라인_400톤
    │ └ 3라인_순차이송
    └ 2026
      ├ 1라인_800톤
      ├ 2라인_400톤
      └ 3라인_순차이송
          ├ A사_브래킷
          └ B사_하우징

연도 폴더를 두니 따로 적지 않아도 eiso 가 2026 폴더 것만 썼습니다. 지난해와 비교하고 싶을 때만 조건을 적으면 됩니다. 폴더를 나누는 데 쓴 규칙은 넷입니다.

• 단계 폴더는 언제나 위에 둡니다. 라인·고객 폴더를 단계 폴더 위로 올리면 경로 점수를 잃습니다.
• 연도는 폴더 이름이나 파일 이름에 2025, 2026 처럼 숫자로 적습니다.
• 라인·고객·제품 이름은 조건에 적을 낱말과 같게 짓습니다(예: 3라인, A사).
• 한 단계에 실제로 쓰이는 파일은 많아야 16개입니다. 한 달 일지를 날짜별 파일 30개로 두기보다 월별 파일 하나로 모으면 더 많은 기간이 들어갑니다.

4. 입력요소의 지정 조건으로 고르는 범위 좁히기

운영 단계 아래 입력요소 묶음의 「지정 조건」 칸은 어느 파일을 고를지 정합니다. 장영실(주)는 이렇게 썼습니다.

조건 칸은 띄어 쓴 낱말마다 따로 찾고 한 글자 낱말은 쓰지 않습니다. 그래서 "3 라인"이 아니라 폴더 이름과 같은 "3라인"으로 붙여 적었습니다. 조건에 연도 없이 낱말만 적으면 최근 해만 고르는 규칙이 꺼진다는 점을 처음에는 몰라, 3라인만 적었다가 2025 기록이 섞였습니다. 그 뒤로는 연도를 함께 적었습니다. 조건을 바꾸면 회사 폴더를 다시 고르지 않아도 자료를 다시 모읍니다. 넣은 파일과 점수는 「넣은 파일(연관도 순)」을 펼쳐 확인했습니다. 원하는 파일이 빠졌으면 폴더 위치나 이름을 먼저 고쳤습니다.

5. 요청사항으로 프롬프트 만들기

조건은 무엇을 읽을지 정하고, 요청사항은 읽은 자료로 무엇을 어떻게 만들지 정합니다. 품질팀장은 생산 및 서비스 제공 단계에서 왼쪽 「프롬프트 작성」 칸에 의견을 한 줄씩 적었습니다.

3라인 기록은 A사와 B사로 나누어 봐 줘
2025 와 2026 불량률을 라인별로 비교
금형 교체 뒤 첫 품 검사 기록이 빠진 날을 찾아 줘
관리계획서 개정이 필요한 항목은 따로 표로

「프롬프트 만들기」를 누르자 eiso 가 위에서 고른 표준·단계·조건을 함께 보고 목적·범위·꼭 반영할 내용·문서 구성과 형식·피할 것·확인할 것으로 정리했습니다. 처음 글에는 "라인"이 무엇인지 빠져 있어서 「의견 더해 다시 쓰기」로 "1라인 800톤 단발, 2라인 400톤 단발, 3라인 순차이송 금형"을 더했습니다. 두 번째 글을 승인하고 「이 글을 요청사항 칸에 넣기」를 눌렀습니다. 승인하기 전의 프롬프트는 요청사항에 들어가지 않습니다.

승인한 요청사항의 앞부분은 이랬습니다.

목적: 2026 생산 및 서비스 제공 기록으로 라인별 관리 상태를 점검한다.
범위: 기록 › 2025·2026 의 1·2·3라인, 3라인은 A사 브래킷·B사 하우징으로 나눈다.
꼭 반영할 내용: 라인별 불량률 두 해 비교, 금형 교체 뒤 첫 품 검사 누락일, 관리계획서 개정 후보.
문서 구성과 형식: 라인별 표 1장씩, 개정 후보는 별도 표.
확인할 것: 기록에 없는 날짜·수치는 지어내지 않고 확인 필요로 둔다.

요청사항을 비워 두어도 eiso 는 ISO 9001 요구사항에 맞춰 진행합니다. 요청사항은 폴더를 나눈 뜻을 AI 에게 알려 주는 칸이라, 폴더를 세밀하게 나눌수록 효과가 컸습니다.

6. 결과와 저장

출력사항은 엑셀을 골랐습니다. 고른 형식은 다른 단계에서도 그대로 이어집니다. 결과 아래 「내려받아 내 폴더에 저장」을 누르면 eiso 보관 폴더 › 경영시스템 운영 › 생산 및 서비스 제공 › 결과물 에 저장됩니다. 결과물 폴더는 eiso 가 만들기 때문에 미리 만들지 않았습니다. 귀사가 만든 단계 폴더(품질_ISO 9001 아래)는 원본과 기록, eiso 가 만든 폴더는 결과로 나뉘어 섞이지 않았습니다.

같은 방식으로 계측기관리는 "기록 › 측정실 · 현장"으로, 내부심사는 "기록 › 2026 상반기 · 하반기"로 나누어 썼습니다.

7. 다른 표준도 같은 방법으로

장영실(주)는 ISO 9001 하나만 운영하지만, 같은 방법은 다른 표준에도 그대로 씁니다. 표준 폴더를 나란히 두고, 그 안에 단계 폴더를 화면 이름 그대로 만들고, "기록" 아래를 필요한 만큼 나누면 됩니다.

표준 폴더 이름에는 분야 낱말이나 표준 번호(품질·9001, 환경·14001, 안전·보건·45001, 에너지·50001 등)를 넣습니다. 회사 폴더로 eiso 보관 폴더 전체를 지정해도, 고른 표준과 다른 표준만 적힌 경로는 연관도에서 3점이 빠지므로 ISO 9001 단계에 환경 기록이 섞여 들지 않습니다. 통합 폴더는 이름에 두 표준이 함께 있어 두 표준을 운영할 때 함께 읽힙니다. 지정 조건과 요청사항 프롬프트도 표준마다 같은 방식으로 씁니다.

우리 회사도 점검해 보십시오

• 운영 단계마다 화면 이름과 같은 폴더가 있습니까?
• 라인·고객·연도 폴더가 단계 폴더 아래에 있습니까?
• 연도가 폴더나 파일 이름에 숫자로 적혀 있습니까?
• 한 단계에 쓸 파일이 16개를 넘지 않게 묶어 두었습니까?
• 조건 칸의 낱말과 폴더 이름이 같습니까?
• 요청사항에 폴더를 나눈 뜻(비교·구분·누락 찾기)을 적었습니까?
• 다른 표준 폴더 이름에도 분야 낱말이나 표준 번호가 들어 있습니까?

드는 비용

• 경영시스템 운영 단계의 「AI로 작성」은 누를 때 금액이 안내되고, 동의하면 결제됩니다. 운영 이용권은 표준마다 필요합니다. 금액은 eiso 비용 안내에서 보십시오. 폴더 만들기는 귀사 컴퓨터에서 하는 일이라 비용이 없고, 프롬프트 만들기는 로그인하면 따로 결제하지 않고 씁니다(하루 횟수 한도가 있습니다).

함께 보기

• 경영시스템 운영 안내
• 따라 하기 PPT 내려받기(30장)
• 리스크평가
• 질문과 답변